Afla totul despre gestiunea stocurilor si administrare

Informatii generale despre gestiunea si administrarea stocului de marfa

Clasificarea stocurilor

Tipuri de stocuri

Motivatia

Indicativi relativi ai stocului

Costuri

Gestiunea si documentele

Informatii generale despre gestiunea si administrarea stocului de marfa

Calitatea si eficacitatea procesului de gestionare a marfurilor este unul dintre cei mai importanti factori in succesul comerciantilor cu amanuntul.
Realizarea unui echilibru corect intre tipurile de produse si nivelul optim al inventarului necesita planificare si un plan de afaceri, precum si logistica eficienta. Mai mult, un nivel echilibrat al stocurilor si al preturilor ajuta la crearea unor oferte atractive si servicii excelente pentru clienti.

Clasificarea stocurilor

Pentru a putea tine evidenta stocurilor, este important sa stim cum se clasifica acestea.
In functie de mai multe criterii, stocurile de marfuri pot fi impartite in mai multe categorii:

1. Dupa destinatie si continut economic: materie prima si materiale (neprelucrate), animale, obiecte de mica valoare (in prezent sub 3.000 lei), productie in curs de executie, produse (materiale obtinute prin productie), marfuri (bunuri pe care firma le cumpara pentru revanzare);

2. Dupa apartenenta la patrimoniul intreprinderii: stocurile care apartin intreprinderii respective (cu drept de proprietate si care fac parte din patrimoniul acesteia) si stocuri care nu se afla in proprietate (dar se afla la dispozitia ei, precum stocuri din custodie).

3. Dupa sursa de provenienta: stocuri provenite din productia proprie si stocuri din afara intreprinderii;

4. Dupa directia de utilizare: stocuri de marfuri si materiale folosite in comert si stocuri folosite in activitatea de productie.

Tipuri de stocuri

Contabilitatea stocurilor este importanta pentru ca intreprinderea sa poata identifica in orice moment cantitatea ramasa din fiecare produs si astfel sa se asigure ca are intotdeauna un minim necesar.

Astfel, identificam mai multe tipuri de stocuri, tinand cont de cateva criterii.

Dupa fazele ciclului aprovizionare - productie - vanzare

- Stocuri de materii prime si materiale;
- Stocuri ale productiei neterminate si in curs de executie;
- Stocuri de produse finite si marfa.

Dupa momentul in care sunt evaluate

- Stocuri initiale;
- Stocuri medii;
- Stocuri finale.

In functie de destinatie

- Stocuri de lucru;
- Stocuri de siguranta.

In functie de fazele ciclului de existenta a unui stoc

- Stocuri maxime
- Stocuri de comanda
- Stocuri de siguranta
- Stocuri minime

Bunurile care fac parte din stoc pot fi vandute in aceeasi stare, pot fi prelucrate inainte de a fi vandute sau pot fi consumate.

Motivatia

Stocul de marfa este necesar, fiind utilizat pentru a aproviziona beneficiarul in orice moment, astfel incat activitatea sa nu-i fie perturbata de intarzierea unei livrari sau de incapacitatea unui furnizor de a fabrica bunul respectiv.

De ce este gestiunea stocului de marfa eficienta pentru companie? Ea ajuta la obtinerea de profituri din vanzari suplimentare (atunci cand clientii primesc produse de calitate, la timp) si la realizarea de economii prin faptul ca se evita rupturile de stoc, dar si la economisirea prin dimensionarea optima a stocurilor.

Indicativi relativi ai stocului

Masurarea stocurilor de marfa se face prin mai multi indicatori absoluti sau relativi.

Indicatorii absoluti sunt cei care ajuta la aprecierea marimii stocurilor si la implicatiile acestora. Acestia exprima atat stocurile existente intr-un anume moment (stoc initial sau final), cat si stocurile medii pentru o anumita perioada, insa nu pot oferi aprecieri referitoare la marimea unui stoc in comparatie cu volumul de circulatie a marfurilor.

Indicatorii relativi sunt cei care ajuta la realizarea unor aprecieri mai amanuntite. Acestia sunt construiti din mai multi indicatori absoluti. Indicatorii relativi pot oferi informatii nu doar despre stocurile dintr-un anumit moment, ci si stocurile medii pentru o anumita perioada.

Costuri

Existenta stocurilor de marfa este necesara, insa important este ca fiecare firma sa gaseasca nivelul de echilibru pentru produsele din stoc si sa stie atat care sunt costurile detinerii unei cantitati de marfa mai mare decat nivelul de consum, cat si pierderile asociate unui blocaj in productie determinat de lipsa stocurilor suficiente. Mai exact, firma trebuie sa decida daca renunta la niste castiguri in situatia unui blocaj sau pastreaza un stoc extra, care necesita costuri, pentru a preintampina o astfel de situatie.

Exista mai multe tipuri de costuri pentru detinerea stocurilor:
- Costuri de detinere (depozitare si manipulare, de asigurare sau costuri asociate furtului, invechirii, sau deteriorarii din cauze diverse).
- Costuri de aprovizionare (aferente comandarii stocurilor sau de livrare)
- Costuri ce apar cand lipsesc stocurile necesare productiei (obtinerea materiei prime in regim de urgenta poate necesita costuri suplimentare asociate livrarilor de ultim moment).

Gestiunea si documentele

Gestionarea inteligentă a stocului necesita urmarirea completa a tranzactiilor si accesul in orice moment la un stoc actualizat permanent.
Un sistem de gestiune pentru magazine, precum Sedona Retail (http://sedonaretail.ro/), asigura acest control al stocurilor atat de necesar, dar si contabilitatea primara, fiind in acelasi timp prietenos si usor de folosit.
Mai mult, un program de gestiune pentru magazin poate transforma afacerea intr-o sursa de profit maximizat.

Intrarea stocului

Intrarea in gestiune a stocurilor de materii prime si materiale se consemneaza prin mai multe documente: comenzi, facturi, avize de insotire, note de receptie si constatare de diferente, bon de predare - transfer - restituire, rapoarte de productie, bon de primire, liste de inventariere, declaratii vamale de import, ordine de plata - extrase de cont, chitante si registru de casa, procese verbale de predare - primire, procese verbale de inventariere sau procese verbale de donatie.

Evidenta stocurilor

Exista cateva documente prin care se tine evidenta operativa a stocurilor: fisele de magazie, registrul stocurilor si raportul de gestiune.

Mai mult, intreprinderea este permanent la curent cu situatia deprecierii stocurilor de marfa prin listele de inventariere, procesele verbale de inventariere, situatiile de calcul a perisabilitatilor, procesele verbale de scoatere din gestiune a bunurilor degradate sau expirate si notele de constatare.

Iesirea stocului

Si iesirea din gestiune a stocurilor de materii prime si materiale se consemneaza prin mai multe tipuri de documente: facturi, avize de insotire, bonuri de predare - transfer - restituire, bonuri de consum, foi de parcurs, procese verbale de predare - primire, bon de predare, declaratie vamale de export, procese verbale de donatii, procese verbale de inventariere, extrase de cont bancar, chitante si registru de casa sau rapoarte zilnice de productie.