Fiscalizarea si defiscalizarea casei de marcat. Acte necesare

Achizitionarea oricarei case de marcat e urmata de cativa pasi obligatorii. Acestia sunt necesari pentru ca aparatul fiscal sa poata functiona cu respectarea cadrului legal.

In cele ce urmeaza detaliem pasii procedurii de fiscalizare a casei de marcat, precum si procedura inversa, de defiscalizare, care are loc atunci cand societatea se desfiinteaza.

• Fiscalizarea casei de marcat: pasi obligatorii
• Defiscalizarea casei de marcat

Fiscalizarea casei de marcat: pasi obligatorii

Casele de marcat pot fi achizitionate doar de la dealerii autorizati, conform legii. Dupa ce ai achizitionat o casa de marcat e obligatoriu ca aceasta sa treaca printr-un proces de fiscalizare. Fiscalizarea e serviciul oferit de un tehnician autorizat, care activeaza memoria fiscala a casei de marcat sau a imprimantei fiscale si ii configureaza paramentrii de functionare. Aceasta operatiune se face dupa ce obtii Numarul Unic de Identificare.

Pasii pe care trebuie sa ii urmezi pentru fiscalizare sunt urmatorii:

Va trebui sa mergi la Directia Generala Regionala a Finantelor Publice, unde vei primi un numar  de ordine pentru casa de marcat. In aceasta etapa va fi necesar sa pregatesti un dosar care sa contina urmatoarele documente:

Din partea firmei tale:

• Copie dupa Codul Unic de Inregistrare (CUI);
• Copie dupa Certificatul de Inregistrare Fiscala (CIF). Aceasta copie e necesara doar pentru firmele care platesc TVA;
• Copie dupa certificatul constatator, plus rezolutia O.R.C. Va trebui sa depui la dosar inclusiv mentiunile pentru punctul de lucru unde ar urma sa fie instalata casa de marcat;
• Copie dupa contractul de inchiriere de la adresa unde ar urma sa fie instalata casa de marcat;
• Copie dupa BI/CI al administratorului sau al persoanei imputernicite;
• De asemenea, e bine sa stii ca pentru regim volant va trebui sa ai un  certificat constatator pentru activitati desfasurate la terti. Vei mai avea nevoie si de o copie a contractului de inchiriere sau comodat de la sediul firmei.

Din partea firmei la care ai apelat:

• Copie dupa factura si chitanta prin care vei face dovada cumpararii casei de marcat;
• Copie dupa avizul de distributie si service pentru modelul pe care l-ai cumparat;
• Copie dupa Certificatul de Garantie;
• Copie dupa Procesul Verbal de sigilare a casei de marcat pe care ai achizitionat-o;
• Doua exemplare ale cererii tip pentru atribuirea numarului de ordine al seriei fiscale;
• Un exemplar al declaratiei tip pentru adresa la care ar urma sa fie instalata casa de marcat.

2) Cu acest dosar vei merge la Directia Generala Finante Publice. Dupa ce il depui, va trebui sa astepti 1-5 zile lucratoare pentru eliberarea Certificatului de Atribuire a Numarului de Ordine. In baza numarului care iti e atribuit se va efectua procedura de fiscalizare.

E bine de stiut ca incepand cu 2018 s-a introdus si posibilitatea depunerii dosarului online, in „spatiul privat virtual”. Cu alte cuvinte poti obtine seria fiscala si numarul unic de identificare si online, completand o cerere din aplicatia informatica a ANAF. Succesiv poti depune aceast formular (care poarta numele C801) prin intermediul serviciului SPV (spatiul virtual privat). Il poti descarca de AICI. De asemenea, poti descarca si un tutorial de utilizare SPV de AICI.

Potrivit site-ului ANAF, cererea pe care o faci va fi insotita de urmatoarele documente (prezentate in copii certificate cu orginalul):

• factura si documentul de plata care atesta achizitionarea aparatului de marcat electronic fiscal;
• autorizatie de distributie a casei de marcat;
• procesul-verbal de sigilare a memoriei fiscale si a aparatului de marcat electronic fiscal;
• actul de identitate a reprezentantului legal inscris in cerere, precum si a actul de identitate cu care se legitimeaza imputernicitul, daca este cazul;
• certificatul de garantie al aparatului de marcat electronic fiscal.

Conformitatea cu originalul a copiilor o vei face prin inscrierea mentiunii „conform cu originalul” si prin semnatura.

Pentru cererile comunicate in format Pdf inteligent, prin intermediul serviciului SPV, documentele le vei trimite in copie prin atasarea in fisier.

In cazul cererilor depuse prin intermediul SPV, emiterea certificatului de atribuire a numarului unic de identificare se va face automat si acesta va fi apoi comunicat solicitantului tot prin intermediul SPV (conform ghidului publicat de ANAF). Termenul de obtinere al numarului este, in acest caz, de aproximativ 20 de minute.

3) Dupa ce obtii seria fiscala va trebui sa alegi o firma cu care sa stabilesti o data si un loc in care se va face fiscalizarea si instruirea personalului. Pentru aceasta procedura vei avea nevoie de:

• Codul Unic de Inregistrare (CUI);
• (Daca e cazul) Certificat de Inregistrare Fiscala (CIF);
• Casa de marcat;
• O copie a numarului de Ordine atribuit de ANAF;
• Stampila societatii;
• Lista de produse.

4) Urmatorul pas e vizarea actelor. Va trebui ca in maxim 24 de ore sa mergi la Administratia Financiara de care apartine punctul de lucru si sa depui urmatoarele documente:

• (Daca e cazul) o copie a certificatului de Inregistrare Fiscala (CIF);
• O copie a Codului Unic de Inregistrare;
• Numarul de ordine atribuit de ANAF (tot o copie);
• Primul bon fiscal si primul raport Z;
• Registrul special si Cartea de Interventie, numerotate si sigilate;
• Declaratia de instalare (va trebui sa o depui in patru exemplare).

5) In termen de maximum o saptamana de la ridicarea Numarului de Ordine de la ANAF va trebui sa depui o copie a declaratiei de instalare la Directia Generala Regionala a Finantelor Publice.

6) Vei trimite, apoi, declaratia de instalare, in doua exemplare, la firma care te-a ajutat cu fiscalizarea. O poti depune si direct, la sediul acesteia. Ulterior, aceasta va inregistra casa de marcat pe site-ul Ministerului Finantelor Publice. Fara acest ultim pas, procesul de fiscalizare e incomplet.

Defiscalizarea casei de marcat

Conform OUG 28/1999, atunci cand casa de marcat se defecteaza, atunci cand se umple memoria fiscala (deci in cazurile in care casa nu mai poate fi utilizata) sau in cazul in care punctul de lucru se inchide si societatea isi inceteaza activitatea, atunci operatorul ei e obligat ca, dupa citirea memoriei si preluarea rolei pe care sunt inregistrate datele, sa o predea Directiei Generale a Finantelor Publice, care va asigura pastrarea si arhivarea acestei memorii fiscale pe o perioada de minimum 10 ani.  

Defiscalizarea casei de marcat trebuie facuta in maximum 30 de zile de la inchiderea punctului de lucru si are loc in trei etape:

• In prima faza faci o programare la Administratia Financiara;
• Predai memoria fiscala la Administratia Financiara de care apartine punctul de lucru. Aici memoria fiscala din aparat va fi facuta de un tehnician, in prezenta unui inspector;
• Se anuleaza numarul de ordine alocat de Directia Generala a Finantelor Publice.

Mai jos gasesti detaliati pasii pentru aceste etape:

1) Actele necesare pentru predarea memoriei fiscale:

• Cartea de interventii (contine toate inregistrarile care au fost facute pe toata durata de functionare, toate datele de identificare ale casei de marcat si datele utilizatorului) si Registrul Special al casei de marcat;
• Declaratia de instalare: atat in original, cat si in copie;
• Adresa Numar Ordine ANAF: atat in original, cat si in copie;
• C.I. al administratorului societatii sau al persoanei care preia memoria fiscala a casei de marcat;
• Delegatie a persoanei care preia memoria fiscala;
• Certificatul de inmatriculare al firmei, in copie;
• Certificatul de inregistrare in scopuri TVA (CIF), tot in copie si doar daca e cazul.

Dupa cum mentionam mai sus, extragerea memoriei fiscale din casa de marcat se face de un tehnician, in prezenta unui inspector. E bine sa stii ca aparatul fiscal trebuie sa fie functional, insotit de cablul de alimentare si de rola de hartie. Dupa aceasta procedura vei primi un proces verbal de predare, care va fi inregistrat la Administratia Financiara de care apartine punctul de lucru/sediul firmei.

2) Actele necesare pentru anularea numarului de ordine

• Actul care dovedeste inchiderea oficiala a punctului de lucru, de la Registrul Comertului;
• Adresa Numar Ordine ANAF (in original);
• Delegatie (daca e cazul);
• Copie C.I. al administratorului sau al delegatului, dupa caz;
• Certificat de inregistrare in scopuri TVA (CIF), in copie (si daca e cazul).

In maximum 7 zile de la depunerea acestui dosar vei putea ridica dovada anularii numarului fiscal.

Daca urmezi acesti pasi si ai grija sa alegi corect firma care te va ajuta cu procesul de fiscalizare si defiscalizare, sansele ca totul sa decurga exact asa cum ar trebui sunt foarte mari. Succes!