Totul despre SAF-T: ce este SAF-T, cine trebuie sa o depuna si cand

Data publicare articol: 1 August 2024
Data revizuire articol: 28 November 2024
Autor: Echipa Editoriala Sedona

Era digitala in care traim si dezvoltarile tehnologice nu ne imbunatatesc doar viata de zi cu zi, ci aduc beneficii si in ceea ce priveste administrarea companiilor si mentinerea relatiilor dintre acestea si organele statului. In acest sens, incepand cu 2022 in Romania a fost implementat SAF-T, insa numai pentru anumite categorii de contribuabili.

Afla daca si tu esti unul dintre antreprenorii care trebuie sa depuna SAF-T si descopera tot ce trebuie sa stii despre acest subiect: ce este SAF-T, ce contine si cum poti sa raportezi.

• Ce este SAF-T si de ce este important pentru companiile din Romania
• Beneficiile conformarii cu SAF-T
• Cine depune SAF-T
• Cum arata declaratia SAF-T: ce informatii trebuie trecute in SAF-T
• Care sunt termenele-limita pentru raportarea SAF-T
• Care sunt pasii necesari pentru transmiterea fisierului standard de control fiscal (SAF-T)

Ce este SAF-T si de ce este important pentru companiile din Romania

Inainte sa descoperi de ce este SAF-T important pentru companiile din Romania, iata ce inseamna SAF-T. 

SAF-T este acronimul de la Standard Audit File for Tax si reprezinta un sistem international care faciliteaza schimbul electronic de date contabile intre companii si autoritati fiscale. Cu alte cuvinte, SAF-T presupune depunerea unor declaratii alaturi de un fisier in format electronic (de timp XML) care contine date extrase din sistemele informatice ale companiilor. 

Exista trei tipuri de declaratii SAF-T:

1. Declaratia 406 SAF-T care cuprinde informatii despre totalitatea operatiunilor contabile si fiscale;
2. Declaratia 406 SAF-T care cuprinde informatii referitoare la totalitatea mijloacelor fixe ale unei companii;
3. Declaratia 406 SAF-T aferenta stocurilor.

Acum ca ai aflat ce este SAF-T si cate tipuri de declaratii exista, afla ca fiecare dintre aceste declaratii au termene diferite de depunere pe care le poti afla in continuarea acestui articol.

Beneficiile conformarii cu SAF-T

De ce a fost implementat SAF-T in Romania? Asa cum poti deduce si din definitia SAF-T Romania, acest sistem are principalul scop de a facilita transferul de informatii intre autoritatile fiscale si contribuabili, oferind beneficii ambelor parti. 

Daca in ceea ce priveste autoritatile fiscale, beneficiul este unul clar, si anume cel de a avea acces mai rapid si mai usor la datele unei companii fara sa efectueze inspectii fiscale pe teren, atunci cand vorbim despre antreprenori, beneficiile conformarii cu SAF-T sunt urmatoarele:

• Simplificarea proceselor de raportare fiscala, lucru care duce la economisirea de timp si resurse administrative;
• Transparenta crescuta in relatia cu autoritatile fiscale;
• Reducerea frecventei si a duratei controalelor fiscale pe teren;
• Evitarea sanctiunilor si amenzilor pe care ai risca sa le platesti pentru nerespectarea obligatiilor fiscale.

👉 Ca antreprenor, trebuie sa detii tot timpul controlul proceselor operationale. Descopera ce solutie software de organizare a afacerii poti implementa.

Cine depune SAF-T

In prezent, raportarea SAF-T este obligatorie pentru toti contribuabilii mari si mijlocii. Deci, daca te incadrezi in una dintre aceste categorii, nu te limita doar la a afla ce este SAF-T, ci parcurge mai departe articolul pentru a descoperi si alte informatii interesante.

🫵 Contribuabilii mari, mijlocii, dar si mici, care livreaza bunuri si incaseaza contravaloarea lor sau presteaza servicii direct catre populatie, este obligatoriu sa detina si o casa de marcat conectata la serverul ANAF printr-un distribuitor autorizat. Descopera oferta Sedona si alege solutia potrivita pentru businessul tau!

Daca nu stii in ce categorie este incadrat businessul tau, poti sa vizitezi site-ul ANAF pentru ca acolo sunt publicate listele cu informatiile de care ai nevoie.

Dar ce faci daca esti neplatitor de TVA? Ei bine, cat timp te incadrezi in una din categoriile de mai sus, afla ca Raportarea D406 la ANAF se realizeaza obligatoriu, indiferent daca firma este platitoare sau neplatitoare de TVA.

👉 Afla ce alte obligatii fiscale ai ca antreprenor in 2024 din articolul nostru actualizat la zi! 

Iata, concret care sunt contribuabilii care nu au obligatia sa depuna fisierul SAF-T (D406):

• Persoanele fizice autorizate (PFA);
• Intreprinderile individuale (II);
• Intreprinderile familiale (IF);
• Persoanele fizice care desfasoara activitati cu scop lucrativ (PFL);
• Asociatiile familiale (ASF);
• Societatile profesionale de avocati cu raspundere limitata (SPAR) si cabinetele individuale  de avocat; 
• Societatile profesionale notariale si birourile individuale notariale; 
• Cabinetele medicale individuale (CMI); 
• Societatile profesionale practicieni in insolventa (SPI);
• Intreprinderile profesionale unipersonale cu raspundere limitata (URL);
• Institutiile publice (PUB), indiferent de sursa lor de finantare sau de categoria de  contribuabili la care sunt incadrate; 
• Autoritatile administrative, indiferent de sursa lor de finantare.

Cum arata declaratia SAF-T: ce informatii trebuie trecute in SAF-T

Ai aflat ce este SAF-T, dar cum arata declaratia SAF-T si ce informatii trebuie trecute? Afla ca structura SAF-T in Romania contine peste 390 de elemente fiscale si contabile obligatorii pe care trebuie sa le raportezi.

Pe langa informatiile generale precum tipul declaratiei si numele software-ului/ ERP-ului care a generat raportul, iata ce alte subsectiuni mai trebuie completate in SAF-T:

• Balanta de verificare cu sold initial si sold final al perioadei.
• Date de identificare clienti, contul analitic, soldul initial si final debitor/creditor;
• Date de identificare furnizori, contul analitic, soldul initial si final debitor/creditor;
• Tabela taxe cu informatii specifice despre taxe;
• Stocuri la nivel de articol, precum si stoc initial/final al perioadei cantitativ si valoric;
• Inregistrari contabile – Registrul Jurnal – cu informatii referitoare la inregistrarile contabile, la nivel de tranzactie.

👉 Daca ai un magazin sau un restaurant, atunci cel mai probabil volumul de tranzactii zilnice este destul de mare. Si, ca sa iti fie cat mai usor sa declari tot ce este necesar la ANAF, este important sa implementezi inca de la inceput un sistem de gestionare eficient al afacerii tale. Pe aparaturafiscala.ro gasesti tot ceea ce ai nevoie: de la POS-uri All-in One care cresc viteza de servire, ofera control asupra stocurilor si limiteaza pierderile, la servere cu memorie interna care sa iti ofere siguranta stocarii informatiilor importante ale afacerii tale. 

Ce se intampla daca raportezi informatii gresite in SAF-T?  

Daca dupa depunerea declaratiei SAF-T iti dai seama ca ai inclus informatii gresite sau poate ai omis cateva dintre cele importante, afla ca ai posibilitatea de a face rectificari. Cum poti face asta? Ei bine, printr-o noua declaratie care sa contina toate informatiile din declaratia initiala, plus cele noi sau corectate. Cu alte cuvinte, declaratia SAF-T trebuie retrimisa in cazul in care cea initiala necesita modificari.

Care sunt termenele-limita pentru raportarea SAF-T

Asa cum am spus si in prima parte a articolului, declaratiile SAF-T pot avea termene diferite pentru depunere. Iata care sunt acestea:

• Declaratia 406 SAF-T, care cuprinde informatii despre totalitatea operatiunilor contabile si fiscale, se depune pana in ultima zi calendaristica a lunii urmatoare perioadei de raportare;

• Declaratia 406 SAF-T, care cuprinde informatii referitoare la totalitatea mijloacelor fixe ale unei companii, se raporteaza pana la termenul de depunere a situatiilor financiare aferente exercitiului financiar pentru care se raporteaza;

• Declaratia 406 SAF-T aferenta stocurilor se depune la cererea organului fiscal, la termenul stabilit de acesta, care nu poate fi mai mic de 30 de zile calendaristice de la data solicitarii.

👉 Daca detii un lant de restaurante, afla cum poti sa gestionezi stocurile intr-un mod eficient prin implementarea unui sistem unificat de gestionare a inventarului!

Care sunt pasii necesari pentru transmiterea fisierului standard de control fiscal (SAF-T)

Exista doi pasi necesari pentru transmiterea fisierului standard de control fiscal: primul consta in pregatirea fisierului, iar al doilea se refera la depunerea efectiva a acestuia online.

Pentru pregatirea Declaratiei Informative D406, trebuie efectuate o serie de activitati, dupa cum urmeaza: 

1. Generarea fisierului XML conform specificatiilor din Schema SAF-T pentru Romania, pe baza datelor din evidentele contabile, fiscale si de gestiune si folosind aplicatiile informatice proprii al contribuabilului;
2. Verificarea structurii fisierului XML si a unor corelatii intre date prin programul informatic Validator Soft J pus la dispozitie de ANAF;
3. Generarea Declaratiei Informative D406 ca document electronic in format PDF cu XML atasat si semnat electronic.

In ceea ce priveste depunerea declaratiei, acest proces are loc 100% online, in Spatiul Privat Virtual ANAF, la sectiunea „Depunere declaratii” sau prin site-ul www.e-guvernare.ro, la categoria „Depunere declaratii ANAF”.

In concluzie, raportarea SAF-T este complexa, insa, daca ai la indemana solutiile software potrivite, vei putea sa raportezi datele contabile si fiscale fara erori, intr-un timp scurt. 

Sursa foto: Shutterstock, Shutterstock, Shutterstock