Diurna – aspecte contabile si fiscale

Data publicare articol: 8 September 2023
Data revizuire articol: 11 March 2025
Autor: Echipa Editoriala Sedona

Cea mai mare parte a companiilor, indiferent de domeniul de activitate, se confrunta cu situatia de a trimite angajatii in deplasari de interes profesional si de a acorda indemnizatii pe perioada deplasarii.

Cunoasterea elementelor de fiscalitate este indispensabila in acordarea diurnei in conformitate cu legislatia in vigoare. Cunoasterea elementelor de fiscalitate este indispensabila in acordarea diurnei in conformitate cu legislatia in vigoare. Prin urmare, in cuprinsul acestui articol se regasesc cele mai importante aspecte de luat in calcul la acordarea indemnizatiei de deplasare – ce inseamna diurna, care este legea diurnei si cum se aplica, este diurna neimpozabila sau impozabila, care este plafonul pentru diurna externa si interna, dar si cum se ofera diurna – exemplu de calcul zile diurna.

• Ce este si in ce conditii se acorda diurna?
• Cuantumul diurnei
• Regimul fiscal al diurnei – taxele platite de angajator
• Cum se calculeaza diurna?
• Documentatia necesara pentru acordarea diurnei
• Diurna in zilele de weekend
• Alte aspecte de retinut despre diurna
• Intrebari frecvente

Ce este si in ce conditii se acorda diurna?

Diurna reprezinta indemnizatia acordata angajatilor pentru a acoperi cheltuielile suplimentare asociate cu deplasarile in interes de serviciu. Salariatii care efectueaza deplasari la solicitarea angajatorilor au dreptul de a primi compensatii pentru cheltuielile legate de transport, cazare si plata unei indemnizatii care poarta numele de diurna.

Prevederea de a acorda diurna pentru angajatii delegati sa-si exercite activitatea profesionala intr-un loc diferit de zona de resedinta a angajatorului este mentionata in Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, republicata. Totodata, mentiunea referitoare la diurna la deplasare mai apare si la incheierea contractului individual de munca intre angajat si angajator.

Diurna se acorda atat pentru deplasarile in tara, cat si pentru cele in strainatate, iar metoda de calcul este raportata la numarul de zile calendaristice pe care angajatul le petrece in perioada de delegare.

👉 Daca esti in cautarea unor sisteme fiscale complete pentru compania ta, Sedona iti ofera o gama larga de sisteme POS, sisteme Self-Checkout sau sisteme fiscale pentru vanzare adaptate nevoilor afacerii tale si aliniate rigorilor legislative din Romania.

Cuantumul diurnei

Cuantumul diurnei este reglementat prin intermediul regulamentului intern, al contractului colectiv de munca si al celui individual de munca, dar si al legislatiei fiscale.

Conform Ordinului 1235/2023 pentru actualizarea cuantumului indemnizatiei de delegare si detasare, diurnele pe care angajatorii privati le pot oferi angajatilor in regim netaxabil sunt in valoare de 57,5 lei pe fiecare zi de delegare pe teritoriul tarii. Legislatia aminteste ca, pentru a fi netaxabila, diurna acordata de un angajator privat trebuie sa fie de cel mult 2,5 ori mai mare decat nivelul stabilit pentru bugetari, adica 23 de lei. In caz contrar, diurnele se impoziteaza.

Pentru delegarea personalului in strainatate, cuantumul diurnei se reglementeaza prin intermediul HG nr. 518/1995. Perioada acordarii diurnei are in vedere momentul decolarii avionului, la plecarea in strainatate, si momentul aterizarii avionului, la sosirea in tara sau momentul trecerii prin punctele de frontiera ale tarii, in cazul in care deplasarea se face cu trenul sau mijloace auto.

Hotararea amintita cuprinde o anexa care detaliaza cuantumul diurnei in functie de tara de destinatie. Ca si in cazul anterior, constituie cheltuieli netaxabile sumele care nu depasesc cu mai mult de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurna pentru personalul roman trimis in strainatate.

Separat de acest plafon, exista o alta plafonare care mentioneaza ca, pentru a fi netaxabila, diurna nu trebuie sa depaseasca trei salarii de baza aferente pozitiei ocupate.

Regimul fiscal al diurnei – taxele platite de angajator

In cazul in care diurna este mai mare decat plafonul stabilit prin intermediul legislatiei fiscale, angajatorul trebuie sa achite impozit pe venit si contributii sociale pentru partea care nu se incadreaza in limitari.

Acestor contributii le este aplicat un tratament fiscal diferentiat in functie de tipul platitorului de venit si de relatia contractuala incheiata intre parti, incluzand contracte de munca, contracte de management sau contracte de administrare.

Indemnizatia care se incadreaza in plafonul stabilit prin lege nu este impozabila, nu intra in baza de calcul a contributiilor sociale, nefiind inclusa in veniturile salariale. Pe de alta parte, suma care depaseste plafonul specificat este considerata venit asimilat salariilor si intra in categoria de impozitare a diurnei.

Cu alte cuvinte, angajatorii privati pot acorda diurna in cuantumul dorit, in functie de reglementarile interne. Totusi, de retinut este ca, pentru a fi deductibila si neimpozabila si pentru a nu genera costuri suplimentare, aceasta trebuie sa respecte plafonul amintit.

👉 Pentru o administrare eficienta si o coordonare corespunzatoare a operatiunilor, Sedona iti vine in ajutor cu Programe de gestiune si servicii care vor creste performanta afacerii tale. De la softuri de gestiune pentru magazine, softuri pentru inventariere, etichetare sau pontaj, aplicatii pentru receptie vizitatori, feedback clienti sau numarare clienti pana la Drivere pentru case de marcat si terminale de plata, specialistii furnizeaza solutii integrate si suport permanent.

Cum se calculează diurna?

Conform specificatiilor anterioare, daca diurna legala se incadreaza in plafonul reglementat legislativ, aceasta este scutita de plata altor taxe si contributii. Un angajator care ofera cel mult 57,5 lei pe zi pentru deplasari in interiorul tarii nu datoreaza alte contributii suplimentare.

Daca organizatia decide sa acorde o diurna de 70 de lei pe zi unui angajat, 57,5 lei reprezinta cheltuiala deductibila, iar 12,5 lei pe zi, venit asimilat salariilor. Aceasta diurna se acorda pentru fiecare zi petrecuta in perioada de delegare.

Calcul diurna in strainatate

Pentru deplasarea in strainatate, legislatia stabileste prin intermediul anexei la HG 518/1995 cuantumul diurnei deductibile si neimpozabile. Pentru a exemplifica calculul diurnei acordate pentru o deplasare in strainatate, preluam ca model reglementarea pentru delegarea unui angajat in Austria, unde cuantumul diurnei este de 35 de euro pe zi. Pentru angajatorii privati, acest cuantum poate creste cu pana la cel mult 2,5 ori pentru a ramane neimpozabil.

Prin urmare, in baza unui calculator pentru diurna externa, angajatorul poate acorda o diurna netaxabila de cel mult 87,5 euro pe zi. Daca o companie ofera salariatului diurna in cuantum de 100 de euro, 87,5 euro dintre acestia reprezinta cheltuiala deductibila, iar 12,5 euro venit asimilat salariilor, adica suma pentru care se vor achita toate taxele salariale.

Documentatia necesara pentru acordarea diurnei

In general, pentru acordarea diurnei, companiile solicita persoanelor delegate completarea unui ordin de deplasare si a deciziei de delegare. In vederea documentarii deplasarii, angajatorul poate solicita facturile de transport, inclusiv permisul de imbarcare pentru deplasarile cu avionul, factura emisa de unitatea de cazare si oricare alte documente justificative.

👉 Asigura-ti stocul de consumabile pentru compania ta cu produsele puse la dispozitie de Sedona, prietenii tai in aparatura fiscala. Aceasta investeste in dezvoltarea de solutii fiscale si pune la dispozitia clientilor role de hartie pentru case de marcat, imprimante fiscale, imprimante nefiscale sau POS-uri bancare, riboane, role de etichete autocolante pentru cantare si imprimante de etichete, etichete pentru marcatoare de pret, carduri de plastic, taguri, consumabile pentru sisteme de securitate EAS si altele.

Diurna in zilele de weekend

Diurna se acorda inclusiv in zilele de sambata si duminica, pe intreaga perioada de deplasare a angajatului. In general, diurna se acorda inainte de efectuarea deplasarii, prin transfer bancar sau numerar.

Totodata, angajatul nu este obligat sa justifice modalitatea in care a cheltuit diurna, desi aceasta este destinata acoperirii cheltuielilor de hrana, de transport in interiorul localitatii in care a fost delegat si a altor cheltuieli uzuale pe perioada deplasarii.

Alte aspecte de retinut despre diurna

Diurna se acorda atat pentru deplasarile pe teritoriul tarii, cat si pentru cele in strainatate si are ca punct de referinta zilele calendaristice petrecute de catre angajat pe perioada delegarii.

De asemenea, angajatul delegat in tara sau in strainatate, care beneficiaza de diurna, nu mai are dreptul de a primi tichete de masa pe perioada acordarii indemnizatiei. Diurna se acorda daca delegarea are loc la o distanta mai mare de 5 kilometri fata de locul de munca permanent al angajatului.

In plus, pentru perioadele de deplasare care nu insumeaza 24 de ore, modalitatea de acordare a diurnei este urmatoarea: 50% pentru durata pana la 12 ore si 100% pentru intervalul care depaseste 12 ore.

Un risc fiscal pe care organizatiile ar trebui sa-l aiba in vedere la acordarea diurnei este acela ca, in momentul in care angajatul beneficiaza de indemnizatie, compania nu mai poate deconta suplimentar alte cheltuieli pentru masa sau transport.

Intrebari frecvente

In scopul de a clarifica cat mai multe aspecte referitoare la diurna, iata cele mai frecvente intrebari care pot sa apara pe acest subiect:

Pentru cate zile poate primi diurna externa un salariat intr-un an calendaristic? Exista diferente intre profesii? 

Nu exista o limita maxima de zile pentru care un salariat poate primi diurna externa intr-un an calendaristic. Legislatia nu face diferente intre profesii in acest sens. 

Este corect sa aplice firma TVA la diurna interna sau externa pe care o primesc? 

Diurna este o indemnizatie de delegare care nu se include in baza de calcul a TVA. Articolul din Codul Fiscal care reglementeaza diurna este art. 76, care prevede ca indemnizatiile de delegare si detasare in alta localitate, in tara si in strainatate, primite de salariati, care nu depasesc de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru salariatii din institutiile publice, nu sunt impozabile si nu se cuprind in baza lunara de calcul a contributiilor sociale obligatorii. In consecinta, firma va aplica taxe suplimentare pentru diurna interna sau externa doar in situatia in care valoarea acesteia depaseste plafonul stabilit prin lege.

Cum se acorda diurna pentru deplasarile in strainatate? 

Spre deosebire de diurna in Romania, pentru deplasarile in strainatate cuantumul diurnei este stabilit prin intermediul HG 518/1995, care cuprinde sumele deductibile si neimpozabile pentru diferite tari. Pentru a se incadra in plafonul stabilit si pentru a nu genera alte costuri, cuantumul diurnei poate creste cu pana la cel mult 2,5 ori fata de nivelul stabilit in tabelul pentru diurna externa din anexa legii mentionate.

Care sunt valorile diurnei pentru diferite tari? 

Valoarea diurnei, stabilita prin intermediul prevederilor legale, difera de la o tara la alta. Spre exemplu, diurna in Turcia este stabilita la 38 de dolari, aceeasi situatie ca si in cazul diurnei in Republica Moldova. Diurna in Bulgaria este 32 de euro, in timp ce diurna in Germania, Austria, Spania, Italia, Franta, Belgia, Cipru, Danemarca, Finlanda sau Grecia este de 35 de euro. Prin urmare, pentru calculul diurnei externe, aceasta valoare poate creste de 2,5 ori pentru a ramane neimpozabila.

Ce particularitati exista in cazul diurnei in strainatate? 

Daca urmeaza sa calatoresti in strainatate in interes de serviciu, este important sa stii ca angajatorul iti poate acorda diurna zilnica cu 2,5 ori mai mare decat cuantumul stabilit prin lege, in functie de tara in care vei pleca. Diurna este impozabila doar in situatia in care plafonul reglementat este depasit. In plus, daca pleci in strainatate cu avionul, pastreaza permisul de imbarcare – este posibil sa fie nevoie sa dovedesti calatoria.

Pot refuza diurna oferita de angajator? 

Diurna este un drept acordat pentru acoperirea cheltuielilor de deplasare si nu reprezinta un beneficiu salarial propriu-zis. Daca refuzul vine din dorinta de a evita eventuale implicatii de ordin financiar, precum depasirea plafonului neimpozabil, este recomandat sa discuti cu angajatorul. Desi un angajat poate refuza diurna oferita de angajator, aceasta are rolul de a te scuti de cheltuieli din bugetul personal pe perioada in care te deplasezi in interes de serviciu.

Ce se intampla daca angajatorul nu imi acorda diurna? 

Conform art. 44 din Codul Muncii, „salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de delegare”. Neacordarea diurnei pentru zilele in care s-a dispus delegarea constituie o incalcare a drepturilor sale.

Unde pot face o sesizare in cazul in care consider ca nu mi-au fost respectate drepturile legate de diurna?

Daca consideri ca prevederile din Codul Muncii despre diurna au fost incalcate, poti solicita angajatorului in scris solutionarea problemei. In cazul in care angajatorul nu ia masuri pentru remedierea problemei, te poti adresa Inspectoratului Teritorial de Munca, depunand o sesizare pe site, telefonic sau prin e-mail.

Acordarea diurnei se supune reglementarilor fiscale in vigoare, iar angajatorul are obligatia de a stipula valorile acesteia in contractul colectiv de munca sau intr-un act aditional la contractul colectiv de munca. Pentru a se incadra in termenii legali, angajatorul are rolul de a cunoaste si de a respecta prevederile legislative referitoare la delegari si la plata indemnizatiilor aferente.

Sursa foto: Shutterstock