Cine foloseste e-Factura – ce presupune si care sunt ultimele modificari legislative

Data publicare articol: 7 March 2024
Data revizuire articol: 15 May 2024
Autor: Echipa Editoriala Sedona

Sistemul de facturare electronica vizeaza o monitorizare mai precisa a tranzactiilor, incurajand contribuabilii sa raporteze in timp real, catre autoritatile fiscale. Pentru ca utilizarea sistemului RO e-Factura a devenit obligatorie de la inceputul acestui an, iata care sunt informatiile esentiale pentru adoptarea si implementarea facturarii electronice.

Afla, din articolul de mai jos, ce este e-Factura si ce inseamna factura electronica, in ce mod ajuta e-Factura si care sunt beneficiile acesteia, cine foloseste e-Factura si de cand devine aceasta obligatorie pentru diferite categorii de contribuabili, dar si cine este obligat, conform legii, sa transmita facturile in sistemul RO e-Factura de la 1 ianuarie 2024.

• Ce este e-Factura
• Cum ajuta e-Factura si care sunt beneficiile acesteia
• Cine foloseste e-Factura si de cand este obligatorie
• Cine este obligat sa transmita facturile in sistemul RO e-Factura de la 1 ianuarie 2024
• Care sunt obligatiile contribuabililor incepand cu data de 1 iulie 2024 in ceea ce priveste sistemul RO e-Factura

Ce este e-Factura?

Sistemul national de facturare electronica RO e-Factura este un serviciu electronic pentru emiterea si primirea facturilor. La nivel legislativ, acesta este reglementat prin Ordonanta de Urgenta 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania.

In sensul acestei legi, factura electronica sau e-Factura reprezinta factura emisa, transmisa si primita intr-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea electronica si automata.

De asemenea, Legea nr. 296/2023 privind unele masuri fiscal-bugetare pentru asigurarea sustenabilitatii financiare a Romaniei pe termen lung aduce cateva modificari referitoare la facturarea electronica. Acestea permit instituirea facturarii electronice obligatorii pentru toate tranzactiile efectuate intre persoanele impozabile stabilite pe teritoriul Romaniei, incepand cu data de 1 ianuarie 2024.

Conform reglementarilor legislative, procesul de implementare e-Factura va cuprinde doua etape. De la inceputul anului pana in data de 30 iunie 2024, operatorii economici au obligatia de a raporta in sistemul national RO e-Factura toate facturile emise in relatia B2B (business-to-business) si in relatia cu institutiile publice. Exceptie sunt facturile efectuate in relatia B2G (business-to-government), pentru care contribuabilii aveau obligatia de a utiliza e-Factura inca din anul 2022.

In cea de-a doua etapa, incepand cu data de 1 iulie 2024, emitentii facturilor electronice au obligatia de a le transmite catre destinatari prin intermediul sistemului national RO e-Factura.

👉 In procesul de administrare fiscala a unei companii, factura joaca un rol esential. Afla totul despre Factura fiscala: reglementare, emitere si continut.

Cum ajuta e-Factura si care sunt beneficiile acesteia

Facturarea electronica are ca scop reducerea evaziunii fiscale, oferind avantajul inregistrarii si verificarii tranzactiilor comerciale, precum si simplificarea proceselor de verificare si audit.

Totodata, obligativitatea emiterii facturii fiscale prin intermediul sistemului de facturare electronica RO e-Factura conduce la standardizarea sistemului de facturare la nivel international, cu beneficii in ceea ce priveste reducerea sarcinilor administrative.

Utilizarea sistemului e-Factura sustine automatizarea procesului de facturare si reducerea costurilor asociate cu imprimarea si stocarea facturilor fizice. In plus, facturarea si stocarea electronica confera o mai mare securitate a documentelor si faciliteaza gestionarea mai eficienta a platilor.

Prin intermediul unui proces digitalizat, accesul la facturi este usurat, iar riscul de pierdere a documentelor este considerabil redus. Mai mult decat atat, reducerea cantitatii de hartie folosita pentru printarea documentelor are un impact simtitor asupra mediului inconjurator.

Cine foloseste e-Factura si de cand este obligatorie

Utilizarea sistemului de facturare electronica RO e-Factura este obligatorie incepand cu data de 1 ianuarie 2024. Potrivit reglementarilor legislative, operatorii economici au obligatia de inregistrare in registrul RO e-Factura si de raportare a tuturor facturilor emise catre alte persoane juridice (in relatia B2B) sau catre institutiile publice.

Cine foloseste e-Factura?

• operatorii economici persoane impozabile stabilite in Romania, indiferent daca sunt sau nu inregistrate in scopuri de TVA;
• operatorii economici persoane impozabile nestabilite, dar inregistrate in scopuri de TVA in Romania.

Utilizarea e-Factura vizeaza o categorie vasta de contribuabili, de la autoritatile publice la companiile din mediul privat. Orice factura de prestari servicii sau livrari de bunuri emisa pentru o alta firma, indiferent ca este vorba despre facturare PFA sau SRL, trebuie raportata in sistemul e-Factura.

Pentru a utiliza acest sistem, contribuabilii trebuie sa se inregistreze in Spatiul Privat Virtual (SPV). Emiterea si transmiterea facturilor se pot face prin utilizarea aplicatiei gratuite, puse la dispozitia utilizatorilor de catre Ministerul Finantelor, sau prin utilizarea unei aplicatii proprii, interconectate cu sistemul RO e-Factura.

👉 Afla tot ce e bine sa stii despre conectarea Sedona Retail cu e-Factura, pentru a-ti usura tranzitia la noul sistem de facturare electronica.

In ceea ce priveste aplicatia pusa la dispozitie de Ministerul Finantelor, aceasta permite completarea formularului cu datele de facturare si transmiterea facturii electronice. Pentru completarea facturii, autoritatile pun la dispozitia utilizatorilor o serie de resurse care detaliaza cum se fac facturile si un manual de utilizare a aplicatiei RO e-Factura, disponibil pe site-ul ANAF.

Pentru completarea datelor obligatorii de pe factura si pentru generarea acesteia, utilizatorul nu are nevoie de autentificare. Pe de alta parte, pentru a transmite factura destinatarului, contribuabilul trebuie sa se inregistreze in Spatiul Privat Virtual si sa se autentifice pe portalul ANAF.

Cine este obligat sa transmita facturile in sistemul RO e-Factura de la 1 ianuarie 2024

Operatorii economici clasificati mai sus au obligatia sa transmita facturile in sistemul national RO e-Factura, din data de 1 ianuarie 2024. Mai exact, contribuabilii pentru care se aplica obligativitatea e-Factura sunt:

• societatile cu raspundere limitata;
• societatile pe actiuni;
• societatile nationale;
• societatile nerezidente, inregistrate in scopuri de TVA;
• persoanele juridice straine, cu sediul permanent in Romania;
• persoanele fizice autorizate;
• intreprinderile individuale sau familiale;
• persoanele fizice care desfasoara activitati cu scop lucrativ;
• societatile profesionale de avocati, societatile profesionale notariale sau birourile individuale notariale;
• regiile autonome;
• institutele de cercetare-dezvoltare;
• organizatiile cooperatiste;
• asociatiile profesionale;
• institutiile publice si altele.

Contribuabilii pentru care se impune obligativitatea utilizarii sistemului e-Factura trebuie sa inregistreze facturile emise catre alte persoane juridice si nu facturile catre persoane fizice. Pe de alta parte, o factura emisa de persoana fizica autorizata (PFA) catre o institutie sau firma se supune obligativitatii de raportare.

Termenul limita pentru completarea facturii fiscale si transmiterea acesteia in sistemul national RO e-Factura este de 5 zile lucratoare din momentul cand se emite factura, dar nu mai tarziu de 5 zile lucratoare de la data limita prevazuta la art.319 alin.(16) din Codul Fiscal pentru emiterea facturii (cel tarziu a 15-a zi a lunii urmatoare).

Ce se intampla daca operatorii nu respecta termenul limita pentru transmiterea facturilor in sistemul e-Factura?

Nerespectarea termenului de transmitere a facturilor in sistemul national RO e-Factura se sanctioneaza cu amenda, in functie de categoria in care este incadrata firma, dupa cum urmeaza:

• persoane juridice incadrate in categoria contribuabililor mari – cu amenda de la 5 000 lei la 10 000 lei;
• persoane juridice incadrate in categoria contribuabililor mijlocii – cu amenda de la 2 500 lei la 5 000 lei;
• alte persoane juridice sau persoane fizice – cu amenda de la 1 000 lei la 2 500 lei.

Important de mentionat este faptul ca, pana la data de 31 martie 2024, nerespectarea termenului limita pentru transmiterea facturii pe firma in sistemul RO e-Factura nu se sanctioneaza.

👉 Cauti un program complet de gestiune, care sa te ajute sa te adaptezi ultimelor cerinte legislative? Programul de gestiune Sedona Retail se integreaza cu sistemul e-Factura, cu programe de contabilitate si ERP-uri. In plus, acesta ofera functionalitati diverse: conectare la gama completa de echipamente, precum terminale de plata, cantare cu etichetare, imprimanta de etichete, terminale de inventariere, afisaje client sau documente de contabilitate primară, precum registrul de casa, jurnalele cumparari/vanzari, fisa de magazie, fisa de inventariere si multe altele.

Care sunt obligatiile contribuabililor incepand cu data de 1 iulie 2024 in ceea ce priveste sistemul RO e-Factura

Incepand cu data de 1 iulie 2024, intra in vigoare prevederile legislative aferente celei de-a doua etape a implementarii sistemului RO e-Factura. Astfel, dupa aceasta data, operatorii economici au obligatia de a transmite destinatarilor facturile electronice prin intermediul sistemului national RO e-Factura, cu respectarea articolului 4 din OUG nr.120/2021, referitor la structura facturii electronice.

In plus, tot de la aceasta data intra in vigoare si prevederile care definesc facturarea in Codul Fiscal. Prin urmare, sunt considerate facturi numai facturile care indeplinesc conditiile prevazute de OUG nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national RO e-Factura si factura electronica in Romania.

Destinatarii care trebuie sa primeasca factura au, la randul lor, obligatii legale. Acestia nu pot primi sau inregistra o factura emisa de catre un operator economic din Romania, in relatia B2B, care nu a fost trimisa prin intermediul sistemului RO e-Factura. In cazul in care destinatarii accepta astfel de facturi, vor fi sanctionati cu o amenda egala cu valoarea TVA inscris in factura.

Ultimele modificari legislative impun utilizarea sistemului de facturare electronica RO e-Factura, adresandu-se tuturor operatorilor economici care emit facturi in relatia B2B sau in relatia cu institutiile publice. Beneficiile utilizarii acestui sistem sunt considerabile, iar contribuabilii care nu vor face tranzitia la facturarea electronica in RO e-Factura vor fi sanctionati. Totodata, daca pana la jumatatea anului, operatorii economici au obligatia de a raporta in sistem toate facturile emise, incepand cu luna iulie, emitentii vor fi nevoiti sa transmita facturile catre destinatari utilizand sistemul national RO e-Factura.

Sursa foto: Shutterstock, Shutterstock