Checklist-ul suprem la deschiderea si inchiderea zilei pentru afaceri – POS si alte sisteme
Data publicare articol:
Desi fiecare afacere are particularitatile sale din punct de vedere operational, o serie de actiuni sunt necesare pentru a asigura functionalitatea zilnica a businessului. Daca ai o afacere sau conduci un business, descopera, in acest articol, o lista care cuprinde toate taskurile esentiale la deschiderea magazinului si la inchiderea acestuia.
Importanta definirii unor proceduri clare la deschiderea si inchiderea zilei
Pentru a asigura functionalitatea afacerii, dar si o experienta de cumparare memorabila pentru clienti, este important ca operatiunile de deschidere si inchidere a zilei sa se desfasoare intr-un cadru eficient si organizat.
Alcatuirea unei liste de sarcini si proceduri clar definite reprezinta un atu important al businessurilor care isi doresc sa asigure consecventa proceselor de lucru, siguranta afacerii si eficienta angajatilor. In plus, un checklist cu operatiuni esentiale scade rata erorilor care ar putea sa apara in randul angajatilor si le permite acestora sa-si indrepte atentia asupra tuturor sarcinilor care le revin, inclusiv asigurarea unei experiente bune pentru clienti.
De la aspecte referitoare la securitate, curatenie sau aranjarea produselor, pana la proceduri de gestiune sau care tin de casele de marcat si terminale POS, un checklist amanuntit pentru deschiderea si inchiderea zilei poate salva cantitati mari de timp si energie pentru cei responsabili de aceste procese.
👉 Orice companie care efectueaza operatiuni cu numerar trebuie sa intocmeasca zilnic registrul de casa. Afla tot ce trebuie sa stii despre registrul de casa si cum sa-l intocmesti.
Sarcini esentiale la deschiderea si inchiderea zilei
O lista eficienta cu sarcini ar trebui sa cuprinda atat actiunile de intreprins dimineata, la deschiderea afacerii, cat si seara, la finalul zilei de munca. Iata care sunt principalele aspecte pe care trebuie sa le iei in considerare in ambele momente ale zilei, pentru a asigura bunul mers al afacerii si o organizare cat mai minutioasa a personalului responsabil de aceste taskuri.
Casa de marcat, sistemul de gestiune si terminale POS
Fiecare angajat ar trebui sa aiba la indemana o procedura clara, referitoare la casele de marcat si sistemele de gestiune, deoarece acestea asigura bunul mers al afacerii din punct de vedere operational si fiscal.
👉 Daca urmeaza sa iti deschizi o afacere, este important sa stii ca toti operatorii economici au obligatia legala de a folosi case de marcat, pentru a tine evidenta vanzarilor efectuate. Alege din oferta Sedona casa de marcat potrivita pentru specificul afacerii tale.
Care sunt actiunile necesare referitoare la casa de marcat si sistemul de gestiune la deschiderea si inchiderea zilei:
- Monetarul din sertar (destinat restului) se introduce in programul de gestiune;
- La schimbul de tura in timpul zilei, banii se predau, de regula, cu Raport X, iar in unele situatii, daca banii se ridica din casa, cu Raport Z;
- Sumele introduse initial in sertar pot fi retrase inainte de emiterea raportului Z; exista, de asemenea, posibilitatea de a se emite in mod direct Raportul Z pentru ca acesta goleste arhiva;
- La inchidere, se scoate Raportul X pentru verificarea sumei din sertar si raport vanzari pe POS. Ulterior, se face inchiderea de zi, se emite Raportul Z si settlement POS bancar. In cazul utilizatorilor programului SedonaRetail, toate aceste comenzi se initiaza din program.
- In cazul in care magazinul functioneaza non-stop, inchiderea de zi (raportul Z) se face pana la ora 12 noaptea. De altfel, se poate stabili ca inchiderea de zi sa se faca la ultimul schimb de tura, in functie de politica magazinului.
👉 In cazul in care esti in cautarea unui sistem complet de marcare si gestiune pentru restaurante, alege din portofoliul Sedona un sistem care include, printre altele, casa de marcat sau imprimanta fiscala, display pentru client sau monitor touchscreen, sertar de bani, unitate desktop reconditionata sau POS terminal All-in-One.
Securitatea business-ului
Siguranta afacerii trebuie sa primeze, motiv pentru care aceasta trebuie inclusa pe lista lucrurilor obligatorii, la deschiderea si inchiderea unitatii, in special daca nu exista sisteme automatizate, care sa monitorizeze aspectele referitoare la securitate.
In acelasi timp, ferestrele si usile din cladire ar trebui verificate in fiecare dimineata si seara, pentru a preveni eventualele incidente neplacute.
Curatenia, aranjarea produselor si ambianta din unitatea comerciala
In general, curatenia si aranjarea produselor revin angajatilor care participa la inchiderea de seara a unitatii, astfel incat angajatii care deschid, in urmatoarea zi, sa aiba totul pregatit si pus in ordine.
Pentru a duce la indeplinire acest task, este recomandat ca, dupa ora de inchidere, angajatii sa aloce un interval de timp suplimentar destinat curateniei si aranjarii produselor. Acest interval de timp suplimentar poate fi inclus in programul de munca al angajatilor, care nu vor fi nevoiti sa stea peste program.
Pentru a oferi o experienta de cumparare pozitiva clientilor, este important sa creezi o ambianta placuta. Astfel, pe langa un mediu curat si ordonat, unitatea comerciala trebuie sa tina cont de atmosfera generala, de muzica de fundal, de iluminarea corespunzatoare si de alte elemente care confera clientului o stare de confort si un sentiment de familiaritate, in functie de specificul afacerii.
Verificarea preturilor si stabilirea ofertelor promotionale
Inainte de a primi clientii, este esential ca preturile produselor sa fie verificate. Indiferent carui angajat ii revine aceasta responsabilitate, acesta trebuie sa se asigure ca toate preturile de la raft coincid cu preturile reale ale produselor, astfel incat sa se evite eventualele erori si nemultumiri, pe parcursul zilei.
In plus, inainte de a deschide ziua, managerii trebuie sa stabileasca si sa implementeze ofertele promotionale curente. Deoarece promotiile se pot schimba destul de des, sarcina de a verifica ofertele si preturile trebuie executata cu regularitate si nu poate fi omisa din checklist-ul zilnic.
Sedinte cu angajatii
In anumite domenii de activitate, este necesar ca sedintele cu angajatii sa fie efectuate zilnic. Acestea pot clarifica diferite spete intalnite pe parcursul zilei sau pot lamuri intrebarile referitoare la sarcinile pe care angajatii le au de dus la indeplinire, pentru ziua in curs.
Atunci cand responsabilitatile managerului sunt multiple si exista riscul ca acesta sa omita intalnirile zilnice cu angajatii, sedintele pot fi incluse in lista pentru deschiderea sau inchiderea zilei, in functie de nevoile personalului si de politica firmei.
👉 Daca ai o cafenea, un fast-food sau o cofetarie, un sistem de vanzare si gestiune ar simplifica intreaga activitate de la finalul zilei. Alege din lista de sisteme complete de gestiune pentru cafenele si fast-food-uri cel mai convenabil sistem POS.
Checklist la inchiderea zilei
Iata o idee de checklist care poate fi adaptata oricarei afaceri si care poate fi consultata zilnic, pentru a te asigura ca nu omiti niciuna dintre activitatile esentiale la final si la inceput de program.
- Inchiderea de zi la casa de marcat si sistemul de gestiune;
Raportul X pentru verificarea sumei din sertar si raportul vanzari pe POS;
Raport Z si settlement POS bancar;
- Curatenie, aranjarea produselor si organizarea unitatii comerciale;
Curatenie in toate spatiile din unitatea comerciala;
Aranjarea produselor;
Verificarea preturilor si a termenului de valabilitate pentru produsele care urmeaza sa expire;
Implementarea ofertelor promotionale;
- Stocuri:
Revizuirea stocurilor pe care unitatea comerciala le are in prezent, pentru a stabili necesarul de comandat din ziua urmatoare;
- Sedinta cu angajatii:
Discutarea spetelor aparute pe parcursul zilei;
Trasarea sarcinilor pentru ziua urmatoare;
- Masuri de securitate;
Verificarea usilor si a ferestrelor;
Activarea sistemului de alarma.
Checklist la deschiderea zilei
- Verificarea unitatii comerciale:
Verificarea curateniei si eventuale retusuri pentru pregatirea spatiului;
Verificarea produselor si a ofertelor promotionale;
- Case de marcat si terminale POS:
Deschiderea casei de marcat si introducerea in programul de gestiune a monetarului din sertar destinat restului;
Deschiderea si verificarea terminalelor pentru incasare cu POS (card);
- Ambianta din magazin:
Ajustarea luminozitatii – aprinderea luminilor necesare in toate spatiile de lucru;
Pornirea muzicii de fundal (daca unitatea comerciala are o astfel de politica);
- Stocuri de produse:
Verificarea stocurilor de produse pentru a plasa comenzile necesare;
Completarea stocurilor de produse la raft;
- Sedinte cu echipa (in cazul in care nu se organizeaza la finalul zilei):
Trasarea sarcinilor si stabilirea targetului pentru ziua in curs;
Suport oferit angajatilor pentru eventualele neclaritati sau probleme;
- Masuri de siguranta:
Verificarea functionalitatii alarmelor si a sistemelor de securitate;
Verificarea camerelor de supraveghere (daca exista).
Aceste liste pot fi completate, in functie de specificul afacerii, cu oricare alte activitati care sunt comune inchiderii sau deschiderii zilei. Totodata, acest checklist ar trebui pus la dispozitia tuturor angajatilor care participa la aceste activitati si care au in responsabilitate astfel de sarcini.
Un checklist cu activitatile importante de la inchiderea si de la deschiderea zilei previne erorile de ordin uman si asigura eficienta, siguranta, conformitatea cu normele si procedurile legale, usurand, de asemenea, munca personalului responsabil.
Sursa foto: Shutterstock, Shutterstock
