Ce este nota de receptie si cand e obligatorie: afla totul despre NIR

Data publicare articol: 3 November 2023
Data revizuire articol: 15 May 2024
Autor: Echipa Editoriala Sedona

In lumea afacerilor, procesul de achizitie si gestionare a stocurilor este crucial pentru buna functionare a oricarei companii. In acest context, un document cheie care asigura transparenta si legalitatea tranzactiilor este nota de intrare si receptie, cunoscuta in mod obisnuit ca NIR. 

Descopera in continuare tot ce trebuie sa stii despre nota de receptie: ce este, cand este obligatorie si cine o completeaza.

• Ce este nota de receptie si la ce se foloseste
• NIR – Cadru legislativ
• Cine completeaza NIR
• Cand se foloseste NIR
• Cum se intocmeste nota de intrare receptie
• Ce departamente lucreaza cu NIR
• Ce informatii trebuie sa contina NIR
• Model NIR
• Cum poti optimiza procesul de receptie si gestiune a stocurilor si ce beneficii primesti
• Cat timp trebuie sa pastrezi NIR in arhiva

Ce este nota de receptie si la ce se foloseste

Nota de receptie, cunoscuta si sub denumirea de NIR (Nota de intrare si Receptie) este un document comercial utilizat pentru receptia bunurilor aprovizionate. In acelasi timp, el este folosit si ca document justificativ pentru incarcarea in gestiunea stocurilor. 

Acest document are multiple utilitati, fiind folosit in:

• Confirmarea primirii bunurilor furnizate;
• Justificarea bunurilor aflate in gestiune;
• Furnizarea de dovezi in caz de litigii cu transportatorii si furnizorii, atunci cand apar neconcordante la receptie;
• Justificarea inregistrarii in contabilitate a acestor tranzactii.

NIR – Cadru legislativ

Intocmirea notei de receptie este reglementata prin norma metodologica parte integranta din Ordin 215/2000 privind organizarea si conducerea evidentei contabile in partida simpla, in conformitate cu prevederile Ordonantei Guvernului nr. 73/ 1999.

Conform cadrului legislativ, in lipsa intocmirii NIR-ului, firma risca amenda din partea ANAF.

Cine completeaza NIR

Avand in vedere ca NIR-ul justifica receptionarea bunurilor si incarcarea lor in gestiune, responsabilitatea completarii acestui document ii revine, de obicei, gestionarului, cu ocazia receptionarii marfurilor sosite la depozit. De asemenea, in functie de fiecare companie in parte, pe langa gestionar, in procesul de completare a notei de receptie pot fi inclusi si alti membri ai comisiei de inventariere, care fac parte din procesul de receptie a bunurilor.

Cand se foloseste NIR

NIR-ul este utilizat ca un document de receptie, in urmatoarele situatii:

• Pentru bunurile materiale incluse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii, care fac parte din gestiuni diferite;
• Pentru bunurile materiale primite pentru prelucrare, in custodie sau in depozitare;
• Pentru bunurile materiale achizitionate de la persoane fizice;
• Pentru bunurile materiale care ajung fara documente de livrare;
• Pentru bunurile materiale care prezinta discrepante la momentul receptiei;
• Pentru marfurile care intra in gestiuni in care evidenta se tine la preturi de vanzare cu amanuntul sau cu ridicata.

Cum se intocmeste nota de intrare receptie

NIR-ul se intocmeste in momentul sosirii marfurilor de la furnizor si la intrarea acestora in gestiunea unitatii. Acesta se completeaza in baza facturilor sau a avizului de insotire a marfii.

Nota de receptie se intocmeste in 2 exemplare, de catre persoana care efectueaza receptia bunurilor, pentru a asigura un control mai eficient asupra procesului de receptie si pentru a oferi beneficii atat furnizorului, cat si clientului. 

In cazul in care bunurile materiale sunt receptionate in transe, se intocmeste cate un formular pentru fiecare transa in parte. Mai apoi, documentele se anexeaza la factura sau la avizul de insotire a marfii.

In cazul in care se constata diferente intre receptia efectiva si volumele inscriptionate pe factura, este necesar sa fie completate si datele de pe verso ale NIR-ului, iar formularul trebuie completat in 3 exemplare.

👉Pentru a facilita procesele de receptie si gestiune a bunurilor, atunci cand esti proprietarul unei cafenele sau al unui restaurant, poti opta pentru un sistem complet de gestiune. Acesta iti permite sa beneficiezi de vanzare rapida, de controlul stocurilor si de automatizarea proceselor de contabilitate primare, fiind, in acelasi timp, prietenos si usor de folosit.

Ce departamente lucreaza cu NIR?

Nota de receptie (NIR-ul) este un document important, care circula prin mai multe departamente ale companiei. Iata care sunt acestea:

• Departamentul de Gestiune, pentru incarcarea in gestiune a bunurilor materiale receptionate;
• Departamentul Financiar-Contabil, pentru elaborarea documentelor privind solutionarea diferentelor constatate, pentru inregistrarea in contabilitate si pentru arhivarea documentului.

Ce informatii trebuie sa contina NIR

Cand se efectueaza incarcarea in gestiune intr-o unitate, pentru completarea NIR-ului, trebuie utilizat formularul cod 14-3-1a. acesta trebuie sa includa urmatoarele informatii:

• Denumirea unitatii;
• Denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;
• Numarul facturii/avizului de insotire a marfii;
• Numarul curent, denumirea bunurilor receptionate, unitatea de masura (U/M), cantitatea conform documentelor, cantitatea receptionata, pretul unitar si valoarea;
• Numele, prenumele si semnatura membrilor comisiei de receptie, data primirii in gestiune si semnatura gestionarului;
• Pretul pe bucata fara TVA, valoarea, TVA-ul si valoarea totala (informatii care nu sunt cuprinse in formularul cod 14-3-1a, ci sunt incluse in formularul NIR 14-3-1aa).

Cand se face incarcarea in gestiune intr-o unitate de tip magazin cu desfacere cu amanuntul, folosind formularul cod 14-3-1a, trebuie sa se includa aceleasi informatii.

Daca exista diferente intre cantitatea facturata si cea receptionata, pe verso trebuie trecute urmatoarele informatii:

• Pretul la achizitie al cantitatii receptionate;
• Adaosul comercial unitar si total;
• Pretul de achizitie unitar la care se adauga adaosul comercial;
• Valoarea la pret de vanzare, inclusiv TVA.

Daca un astfel de document nu indeplineste conditiile minime de intocmire prevazute de lege, acesta isi pierde calitatea de document justificativ.

👉Pe langa nota de receptie, exista si alte procese necesare desfasurarii unei afaceri, cum ar fi emiterea de facturi. Chiar si atunci cand acest proces este automatizat, se poate intampla sa existe erori, moment in care poate fi nevoie de stornarea sau de anularea unei facturi. Daca te intrebi cum este mai bine sa procedezi in astfel de momente, citeste mai multe despre: Factura storno vs. anulare factura: care e diferenta?

Model NIR

Daca esti in cautare de un model nota de receptie, ai ajuns unde trebuie. Descopera, mai jos, un model NIR care poate fi adaptat in functie de necesitatile companiei tale, cu conditia de a include informatiile obligatorii.

Cum poti optimiza procesul de receptie si gestiune a stocurilor si ce beneficii primesti

Atunci cand ai o afacere in curs de dezvoltare, completarea traditionala a notei de intrare receptie pe hartie poate fi ingreunata de volumul de marfuri receptionate. Desi optimizarea procesului de receptie si gestiune a stocurilor nu este neaparat o necesitate, aceasta este cu siguranta o oportunitate de a spori eficienta si competitivitatea afacerii tale. 

Pentru a optimiza procesul de receptie si gestiune a stocurilor, este esential sa implementezi un sistem software adecvat. Acesta ar trebui sa permita automatizarea cat mai multor procese posibile, sa ofere vizibilitate asupra stocurilor in timp real si sa permita generarea de rapoarte si analize pentru a lua decizii informate.

In plus, este important sa ai proceduri clare si bine definite pentru receptie, etichetare, urmarirea stocurilor si gestionarea comenzilor. De asemenea, nu uita sa investesti in pregatirea personalului, pentru a utiliza eficient sistemul si pentru a respecta aceste proceduri.

👉Descopera oferta de sisteme de gestiune pentru magazine de la Sedona si beneficiaza de multiplele avantaje:

• Automatizarea proceselor de contabilitate primara;
• Generarea automata a rapoartelor si trimiterea lor prin e-mail;
• Import-export de date;
• Gestionare retururi marfa.

Pe langa aceste avantaje, exista o multime de optiuni suplimentare pe care le poti alege in functie de specificul afacerii tale.

Cat timp trebuie sa pastrezi NIR in arhiva

Conform legislatiei, nota de intrare si constatare diferente, care face parte din categoria documentelor financiar contabile, trebuie pastrata in arhiva companiei timp de 5 ani de la data incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite. 

Asa cum ai vazut pe parcursul acestui articol, nota de intrare si receptie (NIR) reprezinta un instrument esential in lumea afacerilor, facilitand receptia corecta a bunurilor, gestionarea stocurilor si mentinerea unui mediu comercial transparent si legal. Asadar, fie ca ai inceput o mica afacere locala, fie ca activezi deja de cativa ani, intelegerea NIR-ului si a momentelor in care acesta este necesar poate contribui semnificativ la succesul si la integritatea afacerii tale. Este important sa ramai informat cu privire la cerintele legale si sa acorzi atentie detaliilor, pentru a asigura o receptie si o gestionare a stocurilor intr-un mod cat mai eficient.

sursa foto: shutterstock.com, shutterstock.com