Ce beneficii are o casa de marcat portabila pentru afacerile mobile

Data publicare articol: 23 November 2023
Data revizuire articol: 15 May 2024
Autor: Echipa Editoriala Sedona

Casa de marcat este in mod obligatoriu necesara pentru toate activitatile care implica vanzarea de bunuri si servicii. Ai nevoie de o casa de marcat atat pentru a desfasura o activitate comerciala legala, cat si pentru a avea o evidenta contabila actualizata, la zi, a afacerii pe care o derulezi. 

Mai mult, modelul, caracteristicile si functiile pe care le are casa de marcat trebuie sa corespunda fidel cu tipul activitatii derulate pentru ca aceasta sa-ti fie cu adevarat utila si eficienta atat pentru business, cat si pentru clienti. 

Afla in cele ce urmeaza ce sunt casele de marcat mobile (portabile), pentru ce tipuri de afaceri sunt necesare si care sunt avantajele utilizarii acestora.  

Ce este o casa de marcat mobila 

O casa de marcat mobila sau portabila este un dispozitiv electronic care serveste la inregistrarea si insumarea tranzactiilor comerciale, genereaza bonuri fiscale, tine evidenta stocurilor si, prin conectarea la internet, trimite rapoarte sau date financiare autoritatilor fiscale. 

Acest tip de casa de marcat este proiectata pentru a fi usor de transportat si de utilizat acolo unde este necesar, mereu in afara unui spatiu comercial fix. In plus, ofera flexibilitate si mobilitate in procesul de vanzare de bunuri si servicii. 

Functionarea caselor de marcat mobile este reglementata la fel cum este si cea a caselor fixe si, pentru a functiona legal, trebuie sa indeplineasca toate cerintele specifice impuse de autoritatile fiscale in ceea ce priveste inregistrarea tranzactiilor si raportarea acestora. 

O casa portabila respecta procedura de inregistrare fiscala (numita fiscalizarea casei de marcat).  Cadrul legal in baza caruia se face fiscalizarea casei de marcat este Hotararea de Guvern 355 din 2023, care cuprinde modificarile si completarile normelor metodologice pentru aplicarea Ordonantei de urgenta a Guvernului 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale. 

Procedura implica parcurgerea a mai multor pasi si este identica cu cea necesara pentru casa de marcat fixa. Pentru a face din casa de marcat portabila una legala si functionala, sunt necesare urmatoarele etape: 

• obtinerea Numarul Unic de Identificare (NUI); 
• intocmirea si depunerea dosarului, care include si dovada contractul de service pentru respectivul model de casa de marcat;
• implementarea si declararea fiscalizarii la Agentia Nationala de Administrarea Fiscala (ANAF), Directia Generala Regionala a Finantelor Publice si catre firma autorizata care a implementat fiscalizarea casei de marcat portabile. 

Este bine de stiut ca doar prin parcurgerea procedurii de fiscalizare, casa de marcat portabila devine functionala si-si indeplineste rolul.

👉 Un sistem mobil de facturare care foloseste case de marcat cu imprimante fiscale este cel mai practic mod de a metine mobilitatea si eficienta afacerii tale. In portofoliul nostru de produse vei gasi o gama variata de sisteme mobile de facturare, care corespund legislatiei din Romania, iar serviciile de fiscalizare sunt realizate prin personal propriu sau prin intermediul colaboratorilor aflati in fiecare judet.

Tipuri de case de marcat portabile

Fiecare tip de casa de marcat portabila are avantaje si functionalitati specifice care pot corespunde anumitor cerinte comerciale si pot fi utile in diverse tipuri de activitati mobile care trebuie fiscalizate. Acestea variaza in dimensiuni, capacitati si caracteristici specifice:

• Case de marcat mobile conectate la dispozitive inteligente (telefon, tableta) – pot indeplini functii complexe, prin utilizarea unor aplicatii software dedicate, sunt mici si usor de transportat.
• Case de marcat portabile cu POS, scaner si imprimanta inglobata – conectate la internet, includ toate functionalitatile uneia fixe, permit comerciantilor sa inregistreze tranzactiile si sa elibereze bonuri fiscale in timpul vanzarilor pe teren sau in afara unui centru fix.
• Case de marcat portabile cu terminal de plata – un tip de dispozitiv portabil care citeste coduri de bare si accepta si plata cu cardul. Casa de marcat Datecs BlueCash 50 e un bun exemplu pentru aceasta categorie, avand integrat un cititor de coduri de bare si oferind posibilitatea de a descarca aplicatii ce permit plati cu cardul, precum Sedona POS.   

👉 Afacerile mobile au nevoie de solutii pe masura, care sa tina pasul cu antreprenorii printr-o suita completa de functionalitati. Urmareste tot ce poate sa faca noua casa de marcat portabila in prezentarea video despre BlueCash 50.

Caracteristicile unei case de marcat portabile

Terminalele fiscale mobile au dimensiuni reduse si sunt independente de alimentarea directa la curent, avand o autonomie suficient de mare pentru a ramane functionale timp indelungat, oferita de baterii de mare capacitate, reincarcabile. Pentru a functiona optim, au nevoie de o conexiune la internet stabila. Aceasta se poate realiza prin, bluetooth, Wi-Fi, USB, ceea ce le permit sa transmita datele inregistrate sau se conecteze cu alte dispozitive.

In functie de model si de necesitatea utilizatorului, caracteristicile unei case de marcat portabile sunt: 

• meniu in limba romana; 
• inregistrarea unui numar mare de produse si servicii (pana la un maxim de 100.000); 
• mai multe cote de TVA programabile in functie de categoria de bunuri si servicii pentru care se emit bonuri fiscale, inclusiv pentru produse scutite de TVA; 
• calculeaza, in functie de produsele si serviciile oferite de utilizator si de tipul afacerii acestuia, diferentiat valoarea TVA si a altor taxe; 
• include functia de stocare de date; 
• citeste coduri de bare cu scaner atasat sau suporta introducerea manuala a codurilor produselor; 
• ofera jurnale zilnice (raportul Z) si jurnal electronic; 
• realizeaza liste de stocuri si inventar; 
• accepta plata in numerar, cash back, card, voucher, tichete cadou si de masa;
• emite bonuri fiscale si transmit electronic facturi; 
• are ecran pentru operator si client. 

Unele functii pot fi mai complexe, altele minimale, diferentiat de la o casa de marcat la alta. In toate situatiile fiscalizate este simpla, intuitiva, riscul erorilor este redus, iar in cazul producerii acestora, usor de corectat. 

👉 Indiferent de tipul afacerii pe care te-ai hotarat sa o pui pe picioare, prietenii tai in aparatura fiscala iti vin in ajutor. Te sprijinim cu solutii de business integrate, care sa te sustina in drumul tau spre evolutie.

Cand este necesara 

Multe afaceri au nevoie de mobilitate si flexibilitate. O casa mobila ofera avantaje certe mai ales afacerilor mobile si, implicit, clientilor. Sunt mai multe tipuri de activitati comerciale care necesita utilizarea unei case de marcat fiscalizate mobile. Cele mai comune, unde este necesara fiscalizeaza prin solutii portabile sunt: 

• serviciile de transport si livrare, pentru care exista inclusiv case fiscalizate adaptate (case de marcat ridesharing);  
• vanzari sau servicii la domiciliu clientilor sau in afara locatiei stabile a afacerii; 
• evenimente si targuri, festivaluri, piete sau alte evenimente unde mobilitatea este esentiala;
• pentru food truck-uri, chioscuri sau serviciilor de catering; 
• diverse servicii la domiciliu (reparatii, curatenie sau ingrijire personala); 
• activitati pe teren (cum este cazul consultantilor, trainerilor, arhitectilor, constructorilor, prestatorilor de servicii si altii unde este necesara deplasarea pentru exercitarea activitatii).

Cum se lucreaza cu casa de marcat

Diferente notabile intre modul in care se lucreaza cu o casa de marcat clasica, fixa si una mobila, nu exista. Si intr-un caz si in altul sunt necesari mai multi pasi care incep cu parcurgerea initiala a etapelor fiscalizarii. 

Configurarea implica introducerea datelor necesare, de la cotele de TVA, la lista de produse si a preturilor aferente. Acest lucru ar putea include si stabilirea datelor legate de data, ora, programarea taxelor sau tarifelor, configurarea butoanelor rapide pentru produsele frecvent vandute si altele. 

Inregistrarea produselor sau serviciilor se face de catre utilizator, care introduce datele corespunzatoare sau scaneaza codul de bare. Programul casei de marcat calculeaza valoarea totala si TVA, dupa efectuarea platii elibereaza bonul fiscal aferent, iar vanzarea este finalizata. 

Casa de marcat va stoca informatiile despre tranzactii, care pot fi apoi accesate pentru rapoarte sau pentru a trimite informatii fiscale autoritatilor corespunzatoare. La sfarsitul zilei de lucru sau inainte de a opri casa de marcat, utilizatorul (casierul) poate efectua operatiuni specifice pentru inchiderea zilnica, cum ar fi raportul zilnic (raportul Z), calcularea vanzarilor totale, stocarea datelor si pregatirea pentru ziua urmatoare.

Beneficiile utilizarii caselor portabile

Utilizarea caselor portabile aduce beneficii atat pentru clienti, cat si pentru comerciantii sau prestatorii de servicii. Pe langa cele legate de conformarea fiscala a tranzactiei, mobilitate, sustinerea unei interactiuni mai largi cu potentiali clienti – ceea ce poate duce la dezvoltarea afacerii, prin cresterea volumului total al vanzarilor sau al serviciilor oferite, in afara unui punct de lucru fix – casele de marcat de acest tip au si alte avantaje: 

• eficienta – prin faptul ca permit inregistrarea rapida a tranzactiilor si eliberarea pe loc a bonurilor fiscale ori a facturilor, ceea ce va accelera procesul de vanzare si va spori satisfactia clientilor; 
• conectivitate – prin faptul ca mai multe puncte mobile pot fi conectate la unul central, ceea ce ofera posibilitatea de a realiza centralizarea tranzactiilor in timp real, inclusiv evidenta stocurilor si inventarul instantaneu; 
• elimina erorile –  inclusiv pe cele legate de pret per produs si pretul total, defalcarea TVA sau evidenta diferentelor de TVA pentru categorii de produse sau servicii;
• raportare simplificata – catre autoritatile fiscale, evidenta contabila inclusa pentru comerciant sau prestatorul de servicii; 
• economii de timp si bani – elimina necesitatea deplasarii clientilor la o casa de marcat fixa. 

👉 Evidenta tranzactiilor este baza pentru intocmirea registrului de casa. Acesta poate fi realizat automat, electronic, cu ajutorul aplicatiilor speciale incluse in casele de marcat, fixe sau portabile. Realizat in doua exemplare de catre casier (sau de un imputernicit al acestuia), are la baza actele justificative ale tranzactiilor realizate in ziua respectiva.

Provocarile utilizarii caselor portabile

Utilizarea unei case de marcat portabile are si unele provocari asociate, iar cele mai frecvente sunt: 

• dependenta de internet – casele de acest tip au nevoie de o conexiune wireless stabila, ceea ce poate sa fie o provocare in zone cu acoperire slaba sau inexistenta a retelei, fapt care poate crea dificultati de inregistrarea datelor (legea are solutii pentru astfel de situatii, astfel ca tranzactiile pot continua fara restrictii); 
• securitatea datelor – riscul pierderii informatiilor sau furtul acestora poate fi la randul lui o provocare, mai ales in contextul mobilitatii; 
• durabilitatea si fiabilitatea dispozitivelor – desi casele mobile au o fiabilitate ridicata si sunt astfel construite incat sa poata face fata fara probleme la transport si la eventuale socuri, aceste dispozitive mobile pot fi mai sensibile la deteriorare din cauza utilizarii pe teren si a expunerii la medii variate; 
• durata de viata a bateriei – de eficienta acesteia depinde utilizarea dispozitivului pe o durata care sa corespunda cu nevoile utilizatorului fara sa necesite incarcare; 
• actualizari – mentinerea dispozitivelor compatibile cu cerinte si regulamente in vigoare poate impune actualizari de software care necesita ajustari tehnice; 
• costuri – casele de marcat mobile pot implica un cost suplimentar pentru afacere si pot necesita achizitionarea de accesorii suplimentare pentru a functiona corespunzator (incarcatoare, huse de protectie, scanere, consumabile, abonamente suplimentare la internet etc.), la toate acestea adaugandu-se si costurile asociate pentru instruirea personalului cu privire la modul de lucru cu dispozitivele portabile. 

Casa de marcat mobila este un accesoriu util, necesar si, in foarte multe situatii, obligatoriu pentru legalitatea tranzactiilor realizate in alte locuri decat cele unde poate fi utilizata casa de marcat fixa, dar ofera o multitudine de avantaje atat pentru progresul afacerii in sine, cat si pentru clienti. 

Surse foto: shutterstock.com, shutterstock.com