Cum sa alegi softul de gestiune potrivit pentru HoReCa
Data publicare articol:
In mediul dinamic si competitiv din industria HoReCa, alegerea software-ului de gestiune este foarte important pentru eficientizarea activitatilor, imbunatatirea experientei clientilor si optimizarea profitabilitatii. In continuare, poti citi despre criteriile de care e bine sa tii cont, atunci cand alegi un soft de gestiune pentru HoReCa, ce tipuri de programe ai la dispozitie si cum sa iei o decizie informata, precum si alte informatii utile.
Cum alegi un software de gestiune pentru HoReCa
Alegerea software-ului potrivit pentru gestiune, indiferent ca ai un hotel, un restaurant sau o cafenea, depinde de cateva criterii.
Nevoile tale
Identificarea nevoilor firmei este vitala pentru a alege programul de gestiune potrivit. Vorbeste cu angajatii, pentru a vedea ce nevoi au, pentru ca activitatile de zi cu zi sa decurga mai usor si mai eficient. Odata ce determini ce elemente sunt necesare pentru afacerea ta, alegerea soft-ului devine mai usoara.
In momentul in care evaluezi nevoile firmei, nu uita sa tii cont si de aspecte precum marimea afacerii, locatia si ce servicii/produse oferi. Pentru a te asigura ca alegi programul de gestiune necesar afacerii tale, ia in calcul modul in care vrei sa creasca afacerea, pe viitor.
Scalabilitate
Acest lucru este cu atat mai important daca detii un hotel si planuiesti noi hoteluri pe viitor sau poate un restaurant. Alege un sistem capabil sa se adapteze la extinderea afacerii si care poate fi usor actualizat. Opteaza pentru un software cu un serviciu clienti foarte bun, pentru a avea asistenta in eventualitatea in care apar probleme.
Un mod simplu de a verifica scalabilitatea unui soft de gestiune este sa vezi ce ofera diferite tipuri de programe. Daca un furnizor ofera mai multe optiuni cu functionalitati variate, acest lucru poate fi un indiciu al deschiderii sale pentru extinderea afacerii tale.
Bugetul
Tine cont si de buget, atunci cand alegi un program de gestiune a afacerii tale din domeniul HoReCa. Unele software-uri presupun costuri aditionale pentru instalare, suport sau actualizare. Documenteaza-te temeinic si compara preturile.
Usurinta de folosire si interfata cu utilizatorul
Modul de folosire facil este un alt atribut al unui software de gestiune performant. Cu un simplu training, programul ar trebui sa fie intuitiv si usor de folosit de catre angajati. In plus, interfata ar trebui sa fie atractiva si minimalista, nu o corvoada.
Asistenta clienti si training
Un alt factor de luat in calcul este asistenta clientilor (customer support). Furnizorul ofera asistenta 24/7? Acest lucru este esential, deoarece nu stii niciodata cand poate aparea o problema. Atat angajatii, cat si clientii au de suferit, daca sistemul folosit da erori sau se blocheaza.
Securitatea software-ului de gestiune
Un ultim aspect vital in alegerea unui program de gestiune in HoReCa este securitatea informationala. Este foarte important sa te asiguri ca informatiile folosite in sistem sunt protejate de hackeri si de alte pericole cibernetice.
👉 Alege software de gestiune de la Sedona si vei beneficia de servicii de consultanta, pentru a alege programul necesar pentru nevoile afacerii tale.
Tipuri de programe de gestiune
In general, software-urile de gestiune se impart, in functie de destinatie, in programe pentru hoteluri, programe pentru restaurante si programe pentru cafenele. Sa aflam mai multe despre fiecare.
Tipuri de soft de gestiune pentru hoteluri
Alegerea software-ului potrivit pentru hotel este foarte importanta pentru a optimiza gestiunea sa. Exista mai multe solutii pe piata, fiecare cu functiile si particularitatile sale. Iata care sunt principalele forme de software de gestiune pentru hoteluri.
Sistem de management al hotelului (include program de facturare si gestiune)
Este un software central, care administreaza diferite informatii legate de hotel, de la rezervari si primirea oaspetilor, la camere, costuri etc. Iata care sunt principalele functionalitati:
- Crearea, modificarea si stergerea rezervarilor;
- Inregistrarea clientilor, profilul clientului si istoricul;
- Managementul camerelor – disponibilitate, alocare, curatenie;
- Preturi si promotii;
- Crearea si colectarea automata de facturi, prin programul de facturare si gestiune;
- Generarea de rapoarte contabile (poate include un sub-soft de contabilitate) si statistice.
Software de rezervari online
Programul permite clientilor sa rezerve camere pe site-ul hotelului sau printr-o platforma de distributie. Iata ce caracteristici are:
- Motor de cautare pentru a alege camera ce urmeaza a fi rezervata;
- Disponibilitatea camerelor in timp real;
- Plata securizata online;
- Confirmarea automata a rezervarii;
- Generarea facturii.
Software de gestiune a veniturilor
Un soft de acest fel foloseste algoritmi complecsi, pentru a optimiza preturile si a maximiza veniturile in functie de cerere, competitie si alti factori. Astfel, vei avea pretul potrivit la momentul potrivit pentru fiecare camera. Iata care sunt caracteristicile sale:
- Analiza cererii si a competitiei;
- Recomandari de preturi dinamice;
- Optimizarea ratelor de ocupare.
Atunci cand alegi un software de gestiune pentru hotel, tine cont de urmatorii factori:
- Dimensiunile si tipul de hotel – daca ai un numar mic de camere, poti folosi un program minimalist fara functii suplimentare, in timp ce resorturile necesita un sistem complex de management al camerelor, al personalului si al veniturilor;
- Buget – pretul depinde de functionalitati, de functionare (la locatie sau in cloud), competitie etc;
- Nevoile tale – identifica lucrurile esentiale pentru hotel si fa o prioritate din functionalitatile ce rezolva problemele tale.
Tipuri de programe de gestiune pentru restaurante
Conducerea unui restaurant presupune administrarea unui numar mare de sarcini, iar folosirea unui software te poate ajuta sa automatizezi taskurile repetitive si sa cresti profitabilitatea. Exista mai multe tipuri de software-uri pentru restaurante, fiecare avand caracteristicile sale. Iata care sunt cele mai folosite dintre ele.
Sistem de gestiune POS (Point of Sale)
Software-ul tip POS este incorporat in casa de marcat si este implicat in mai multe operatiuni. Iata care sunt caracteristicile unui sistem de gestiune POS:
- Gestionarea comenzilor;
- Colectarea banilor;
- Monitorizarea vanzarilor;
- Aplicarea de discounturi;
- Printarea de bonuri fiscale.
👉Cauti sisteme software pentru restaurant? Alege produsele de care ai nevoie de la Sedona, prietenii tai in aparatura fiscala. Aici, vei beneficia de fiscalizarea casei de marcat, de asistenta pentru utilizare si de livrare gratuita.
Software de gestiune stocuri
Un astfel de sistem are mai multe caracteristici:
- Monitorizarea si gestiunea stocurilor in timp real;
- Evitarea epuizarii stocurilor (primesti alerta cand stocul este pe terminate);
- Managementul comenzilor la furnizor.
Software de management al rezervarilor
Poate fi folosit pentru a gestiona rezervarile la telefon, online sau pe site. Iata care sunt particularitatile sale:
- Disponibilitatea in timp real;
- Inregistrarea detaliilor comenzilor;
- Confirmarea rezervarilor.
Alegerea software-ului de gestiune pentru restaurant depinde de:
- Dimensiunea restaurantului – unei locatii de mici dimensiuni ii va fi suficient un sistem POS, in timp ce restaurantele mari, eventual daca ai mai multe locatii, necesita un program de gestiune complex si scalabil;
- Buget;
- Nevoile si prioritatile tale.
Tipuri de software de gestiune pentru cafenele
Administrarea unei cafenele presupune provocari precum asigurarea stocurilor de alimente si bauturi cu o durata de viata scurta, coordonarea comenzilor si a livrarilor, precum si satisfacerea nevoilor variate ale clientilor. Iata care sunt principalele tipuri de software de gestiune pentru cafenele si functionalitatile lor.
Software pentru comenzi si achizitii
- Crearea si urmarirea comenzilor la furnizor;
- Managementul livrarilor;
- Integrarea cu aplicatia de management al stocurilor.
Software pentru casa de marcat
- Inregistrarea vanzarilor;
- Gestionarea platilor cash, card sau bonuri de masa;
- Urmarirea tranzactiilor;
- Gestionarea meniurilor speciale si a promotiilor;
- Raporturi de vanzari.
👉 Registrul de casa este unul dintre cele mai importante documente ale cafenelei, deoarece inregistreaza intrarile si iesirile in numerar. Citeste mai multe in articolul Registrul de casa: ce este, model, cum se completeaza.
Software de management al meniului
- Crearea si gestionarea meniurilor;
- Stabilirea preturilor;
- Monitorizarea disponibilitatii unor ingrediente;
- Generarea de etichete de pret;
- Raport cu produsele populare.
Alegerea unui software pentru cafenea ar trebui sa tina cont de mai multi factori:
- Nevoile tale – vrei doar sa primesti ordine de plata si sa inregistrezi platile sau ai nevoie de programe de management al inventarului, programe de loialitate, comenzi online etc.;
- Dimensiunile cafenelei;
- Posibilitatea de scalabilitate;
- Usurinta de folosire a programului.
Functionalitati esentiale ale unui software de gestiune pentru HoReCa
Un software de gestiune in industria HoReCa ar trebui sa te ajute sa automatizezi sarcinile repetitive si sa administrezi afacerea mai usor. Iata care sunt functionalitatile esentiale:
- Sistem POS;
- Managementul inventarului;
- Managementul meselor si al meniurilor (pentru cafenele si restaurante);
- Crearea programului angajatilor si monitorizarea prezentei, gestionarea concediilor, integrarea cu sistemul de plati, pentru a simplifica plata salariilor si deducerea taxelor;
- Inregistrarea comenzilor clientilor, a preferintelor pentru programe de loialitate si marketing;
- Posibilitatea de comenzi online, pentru cafenele si restaurante, si de rezervari online, pentru hoteluri;
- Urmarirea vanzarilor si generarea de rapoarte.
Beneficii ale software-ului de gestiune pentru domeniul HoReCa
Introducerea unui software de gestiune in domeniul HoReCa vine cu numeroase avantaje:
- Reducerea sarcinilor repetitive, realizate anterior manual;
- Imbunatatirea comunicarii dintre management si angajati, precum si dintre clienti si angajati;
- Gestionarea centrala a informatiilor legate de hotel/restaurant/cafenea;
- Reducerea risipei alimentare;
- Servicii rapide si de calitate;
- Oferirea de servicii personalizate si promotii in functie de preferintele clientilor fideli;
- Reducerea timpilor de asteptare.
In peisajul in continua schimbare din industria HoReCa, alegerea programului de gestiune potrivit te ajuta sa te organizezi mai usor, pentru a te concentra asupra aspectului cel mai important: oferirea de produse si servicii de calitate clientilor.
Surse foto: Shutterstock 1, Shutterstock 2
