Pontajul angajatilor: de la foaia de pontaj la soluții digitale eficiente
Data publicare articol:
Data revizuire articol:
Modalitatea prin care este contorizata prezenta angajatilor la locul de munca a cunoscut, de-a lungul timpului, modificari majore, datorate in mare masura solutiilor tehnologice menite sa eficientizeze procesele interne.
In cazul in care intentionezi sa cresti eficienta operationala in cadrul companiei prin identificarea metodei de pontare potrivita a salariatilor, afla din acest articol ce este pontajul si la ce foloseste, cum au aparut sistemele electronice si digitale pentru pontajul angajatilor, care sunt tipurile de sisteme de pontaj moderne pe care le poti utiliza, care sunt avantajele solutiilor digitale de pontaj si cum sa alegi sistemul de pontaj potrivit pentru compania ta.
Ce este pontajul si la ce foloseste?
Pontajul reprezinta un instrument indispensabil pentru managementul resurselor umane, fiind procesul prin care sunt inregistrate orele de munca ale angajatilor. Printre scopurile principale ale pontajului se numara stabilirea compensatiilor financiare ale angajatilor, in raport cu numarul de ore lucrate.
De altfel, utilizarea pontajului pentru evidentierea clara a timpului de lucru si a pauzelor faciliteaza monitorizarea productivitatii salariatilor si permite analiza performantelor la nivel individual si de echipa.
In general, pontajul cuprinde informatii referitoare la orele lucrate si pauzele efectuate pe parcursul programului de munca, orele suplimentare, zilele de concediu medical sau de odihna, absentele nemotivate.
De la foaia de pontaj la evolutia tehnologica a sistemelor electronice si digitale pentru pontajul angajatilor
Modalitatile de pontare a salariatilor sunt multiple, de la clasica foaie colectiva de pontaj la solutii digitale care permit automatizarea procesului de pontare.
Fisa de pontaj presupune inregistrarea orelor lucrate intr-un document fizic, prin completarea orelor de inceput si de final de program. Aceasta modalitate de pontare poate cuprinde inclusiv ore suplimentare sau zile de concediu si se completeaza zilnic sau saptamanal.
Foaia colectiva de pontaj si model de pontaj in Excel
De regula, un model de pontaj alcatuit pe foaie trebuie sa cuprinda data, numele angajatului, ora la care angajatul si-a inceput programul de lucru si ora la care si-a incheiat activitatea, pauzele, dar si orele suplimentare sau alte tipuri de observatii. Un model de foaie colectiva de prezenta, precum cea de mai jos, exemplifica modalitatea clasica de inregistrare a timpului de lucru pentru salariati.
Similar functioneaza si modelul de pontaj in Excel, care, desi mai modern decat clasica foaie de pontaj lunar, ramane o metoda traditionala ce necesita completare manuala si nu elimina in totalitate erorile umane sau riscul de manipulare a datelor.
Aparitia sistemelor electronice de pontaj, bazate pe aparate de pontaj si pontaj electronic, a simplificat inregistrarea timpului de lucru, reducand erorile umane, lipsa de flexibilitate asociata cu munca la distanta sau posibilitatile de frauda.
Sistemele digitale de pontaj pentru angajati beneficiaza de o mai mare acuratete cu privire la monitorizarea timpului de lucru si permit automatizarea totala a procesului, economisind timp si efort.
👉 Daca vrei sa te asiguri ca afacerea ta functioneaza corect, afla care este Checklistul suprem la deschiderea si inchiderea zilei pentru afaceri – POS si alte sisteme.
Tipuri de sisteme de pontaj moderne
In functie de dimensiunea firmei si de specificul de activitate, companiile pot alege dintr-o varietate de solutii de pontaj moderne, adaptate diverselor nevoi organizationale.
Aparat de pontaj cu carduri
Sistemele de pontaj cu carduri presupun utilizarea cardurilor de acces pentru inregistrarea prezentei. In practica, angajatii isi scaneaza cardurile la un aparat de pontaj cu cartela, iar datele sunt colectate automat intr-un sistem centralizat. Acest sistem de pontaj electronic cu cartela este eficient pentru companiile care isi desfasoara activitatea in birouri sau in locatii fixe.
Pontaj electronic prin sisteme biometrice
Sistemele biometrice se bazeaza pe identificarea unica a angajatilor prin amprente sau recunoastere faciala. Un astfel de soft de pontaj electronic ofera un nivel ridicat de securitate si elimina riscul de frauda.
Model de pontaj cu GPS
Sistemele de pontaj cu GPS reprezinta o solutie eficienta pentru companiile cu angajati mobili, precum echipe de vanzari sau personal care lucreaza la distanta. Acestea permit monitorizarea locatiei in care angajatii se ponteaza prin inregistrarea coordonatelor GPS. In plus, anumite astfel de sisteme de pontaj electronic permit limitarea pontarii in anumite locatii, precum biroul sau domiciliul fiecarui angajat.
Sisteme de pontaj online
Sistemele de pontaj online permit inregistrarea timpului de lucru in platforme sau aplicatii de pontaj pentru angajati. Programele de pontaj online faciliteaza munca la distanta, inlocuind foaia de pontaj din Excel cu o metoda de pontare simpla si rapida.
👉 In cazul in care a venit momentul sa treci la un sistem de pontaj modern care sa-ti simplifice activitatile operationale zilnice, Software-ul avansat pentru pontaj SAFESCAN TA+ iti ofera posibilitatea de automatizare totala a procesului de pontare si raportare.
Avantaje ale solutiilor digitale pentru pontajul zilnic
Desi modelul clasic de fisa de pontaj are costuri scazute de implementare, adoptarea solutiilor digitale de pontaj aduce numeroase beneficii, care contribuie la optimizarea proceselor de lucru si la cresterea eficientei organizationale. Principalele avantaje ale solutiilor digitale pentru pontajul zilnic sunt:
- Acuratete si eliminarea erorilor – sistemele digitale furnizeaza date precise despre orele lucrate, eliminand erorile umane si posibilitatea de fraudare. Astfel, raportarea este precisa, iar calculul salariilor si al beneficiilor devine mai exact;
- Eficienta si automatizare – automatizarea procesului de pontaj reduce timpul si costurile asociate completarii, verificarii si procesarii foilor de pontaj ale angajatilor;
- Conformitate legala – solutiile digitale faciliteaza respectarea legislatiei muncii prin generarea automata a rapoartelor necesare si pastrarea istoricului pontajelor pentru angajati;
- Imbunatatirea productivitatii – sistemele de pontaj electronic permit monitorizarea performantei angajatilor si identificarea factorilor care afecteaza productivitatea, cum sunt, de pilda, intarzierile repetate;
- Motivarea si retentia angajatilor – solutiile digitale de pontaj pentru angajati ofera transparenta totala si permit salariatilor control asupra orelor lucrate si acces facil la informatii legate de program, contribuind astfel la cresterea gradului de incredere si satisfactie.
Cum sa alegi sistemul de pontaj potrivit – pontaj in Excel sau soft de pontaj digital?
Alegerea unui sistem de pontaj adecvat depinde in totalitate de nevoile specifice ale companiei. Iata o serie de factori care pot fi luati in considerare la stabilirea modalitatii de pontare a angajatilor:
- Analiza nevoilor companiei
Alegerea sistemului de pontaj potrivit ar trebui sa tina cont de nevoile reale ale companiei, luand in considerare numarul de angajati, tipul de activitate desfasurata, bugetul pe care aceasta este dispusa sa-l aloce pentru o astfel de investitie, dar si alte cerinte specifice.
- Tipul de angajati care isi desfasoara activitatea in companie
Daca in companie lucreaza angajati mobili, un sistem de pontaj cu GPS este cel mai potrivit. Pe de alta parte, pentru angajatii care isi desfasoara activitatea in birouri, pot fi luate in considerare sistemele de pontaj cu carduri sau cele biometrice, iar pentru echipele remote, solutiile online sunt ideale.
- Functionalitati necesare ale sistemului de pontaj
La alegerea unui sistem de pontaj este important ca organizatia sa tina cont de functionalitatile care-i vor fi necesare, de la inregistrarea orelor lucrate, la gestionarea concediilor, generarea de rapoarte si integrarea cu alte sisteme utilizate in companie.
- Scalabilitate si flexibilitate
Este esential ca un sistem de pontaj sa poata fi adaptat la schimbarile pe care le inregistreaza afacerea. De pilda, un sistem flexibil va permite adaugarea unor noi functii pe masura ce afacerea evolueaza.
- Suport tehnic si mentenanta
Atunci cand vine vorba de achizitionarea unui sistem de pontaj este important ca furnizorul sa asigure suport tehnic rapid si eficient, precum si servicii de mentenanta.
👉 Daca esti in cautarea solutiei de pontaj potrivite pentru afacerea ta, consulta oferta Sedona de solutii de pontaj si control acces cu autentificare biometrica, card sau parola si alege sistemul in acord cu nevoile tale.
Pontajul angajatilor a evoluat semnificativ, de la foaia de pontaj model, la solutii digitale eficiente, ce raspund cerintelor actuale ale mediului de afaceri. Alegerea unui sistem de pontaj modern, potrivit nevoilor companiei poate aduce beneficii majore, inclusiv economii de timp si bani, minimizarea erorilor sau cresterea productivitatii.
Sursa foto: Shutterstock, Shutterstock, Shutterstock
