Aviz de insotire a marfii – ce este, cand este necesar si cum se foloseste

Data publicare articol: 1 February 2023
Data revizuire articol: 15 May 2024
Autor: Echipa Editoriala Sedona

O economie functionala si eficienta are la baza circulatia marfurilor, iar transportul acestora se poate face doar cu respectarea unor conditii si dispozitii legale, fie pe baza unei facturi, fie cu un aviz de insotire a marfii. Acest din urma document are o utilizare complexa si un regim intern de tiparire si numerotare, astfel ca o entitate economica, indiferent de domeniul de activitate, poate stabili o modalitate proprie de inregistrare si poate adapta modelul de aviz de insotire a marfii in acord cu necesitatile proprii. Singura conditie este ca formularele sa cuprinda toate mentiunile obligatorii specifice documentelor financiar-contabile. Si variantele de model, dar si indicatii cu privire la modul de completare si de utilizare al avizelor sunt detaliate pe larg, in acest articol.  

• Ce reprezinta avizul de insotire a marfii
• Cand este necesar avizul de insotire a marfii
• Date necesare in documentele de insotire a marfii
• Valabilitatea avizului de insotire a marfii
• Cum se numeroteaza avizele
• Model de aviz de insotire a marfii completat
• Programe de gestiune

Ce reprezinta avizul de insotire a marfii

Pentru o buna si legala derulare a transportului intern sau international de marfa, este necesara intocmirea unui aviz de insotire a marfii – indiferent de tipul acesteia – de la expeditor la destinar. Documentul este obligatoriu necesar atunci cand nu exista factura sau cand expeditorul si destinatarul marfii sunt entitati economice diferite, dar si atunci cand acestia sunt parte din aceeasi firma, indiferent de motivul care justifica transportul, si este echivalentul unui ordin de transport emis de cel care expediaza marfa.

Avizul insoteste transportul de la expeditie pana la livrare si contine: 

• informatii cu privire la marfa; 
• date referitoare la destinatia acesteia (comercializare, prelucrare, donatii, casare, etc.);
• date referitoare la valoarea marfii transportate.

Documentul este dovada pentru: 

• transferul de bunuri atunci cand transportul de marfa se face in cadrul aceleiasi unitati comerciale; 
• descarcarea de gestiune de catre expeditorul marfii, inclusiv atunci cand marfa se face cu cedarea gratuita a bunurilor transportate; 
• dovada primirii in gestiune de catre destinatar.  

Este important de stiut ca: 

• avizul are rol justificativ; 
• avizul de expediere a marfii este actul principal pe baza caruia furnizorul poate emite o factura fiscala; 
• documentul atesta situatiile in care transportul se poate face fara factura; 
• avizul se arhiveaza la finalizarea transportului atat de catre expeditorul marfii, la compartimentul financiar contabil, cat si de destinatar, la compartimentul desfacere sau la cel financiar contabil; 
• Legea 82/1991 impune ca avizul sa fie pastrat pentru o perioada de 10 ani, din momentul inchiderii exercitiului financiar in cursul caruia a fost emis; 
• facturile emise pe baza avizelor de transport marfa se arhiveaza la randul lor pentru o perioada de 10 ani, din momentul inchiderii exercitiului financiar in cursul caruia au fost emise; 
• facturile emise pe baza avizului trebuie intocmite avand termen limita data de 15 a lunii urmatoare. 

👉 Indiferent de tipul afacerii pe care te-ai hotarat sa o pui pe picioare, prietenii tai in aparatura fiscala iti vin in ajutor. Te sprijinim cu solutii de business integrate, care sa te sustina in drumul tau spre evolutie.

Cand este necesar avizul de insotire a marfii

Orice transport de marfa care nu este insotit de o factura are nevoie de un aviz de transport. Cu toate acestea, inclusiv marfa insotita de factura poate avea si aviz de transport, desi, in acest caz, documentul nu mai este obligatoriu.

In absenta facturii, avizul este documentul fara de care nu se poate efectua transportul de marfa, indiferent de tipul acesteia. Avizul este actul care atesta provenienta si destinatia marfii, tipul acesteia si valoarea. Asupra acestui din urma aspect, expeditorul marfii, care este si cel ce intocmeste si inregistreaza avizul, poate decide daca il mentioneaza sau nu. 

Avizul este necesar si atunci cand: 

• marfa este transportata in scop de prelucrare; 
• bunurile urmeaza a fi comercializate intr-o unitate a aceleiasi sau a altei entitati financiare; 
• marfa este transportata intre firme diferite; 
• produsele si oricare alte tipuri de marfa au ca scop organizarea de expozitii, targuri sau alte asemenea; 
• este vorba despre mostre, esantioane sau produse care urmeaza a fi donate; 
• marfa urmeaza a fi casata.  

In toate situatiile in care marfa transportata nu urmeaza a fi supusa vanzarii, indiferent de tipul acesteia si oricare ar fi expeditorul si destinatarul, avizul de insotire al marfii va contine mentiunea „fara factura”.  

👉 Poti tine sub control managementul lantului de aprovizionare folosind un software ERP. Astfel, vei avea o viziune de ansamblu asupra activitatilor companiei si control asupra operatiunilor desfasurate de angajati.  

Date necesare in documentele de insotire a marfii

Datele inscrise in avizul de transport reflecta rolul si scopul acestuia. Pentru ca avizul este un document care justifica, dar si unul pe baza caruia se emite o factura, urmatoarele date reprezinta continutul minimal si obligatoriu care trebuie mentionate explicit pe avizul de insotire al marfii, la momentul expeditiei: 

• seria si numarul intern de identificare a formularului;
• data emiterii avizului;
• datele de identificare ale furnizorului: denumire, adresa, cod de identificare fiscala;
• datele de identificare ale cumparatorului sau destinatatului: denumire, adresa, cod de identificare fiscala;
• denumirea comerciala si cantitatea bunurilor livrate, diferentiate in functie de tipul acestora;
• pretul sau valoarea, dupa caz;
• semnatura expeditorului (stampila/parafa); 
• date complete ale celui care urmeaza sa faca transportul efectiv de marfa: numele, buletin/carte identitate (serie, numar), numarul mijlocului de transport, ora estimativa a livrarii;
• semnatura celui care face transportul. 

Odata marfa ajunsa la destinatie, avizul de transport este semnat de destinatar care completeaza avizul cu data si ora de primire in gestiune a marfii.

Este obligatoriu de mentionat pe un aviz de expeditie cauza pentru care bunurile transportate sunt insotite de un aviz pe care exista mentiunea „fara factura” si care nu va genera o factura, asa cum este situatia marfurilor transportate pentru prelucrare, intre puncte de lucru ale aceleiasi entitati economice sau care urmeaza a fi donate, casate sau care sunt destinate unei campanii promotionale ori alte asemenea. 

👉 Afla totul despre factura fiscala, cum este reglementata, cum se emite si ce trebuie sa contina pentru ca afacerile sa se deruleze in perfecta legalitate si cu succes. 

Valabilitatea avizului de insotire a marfii

Avizul este valabil pe durata transportului. Una dintre mentiunile obligatorii care trebuie facuta pe un aviz de expeditie este data si ora la care se pleaca cu respectivul transport. In functie de distanta care urmeaza a fi parcursa pana la destinatie, dar si de forma sau formele de transport (rutier, feroviar, maritim, aerian), se stabileste un interval de timp estimat, care este si perioada de valabilitate al avizului.

Data si ora de ajungere la destinatie este confirmata de mentiunea pe care o face destinatarul pe avizul de transport. 

Un caz special este avizul pentru transportul materialului lemnos, care se calculează conform prevederilor legale in functie de distanta, astfel: 

• 6 ore pentru materialele lemnoase/produsele din lemn expediate pe o distanta de pana la 50 km;
• 7-10 ore pentru materialele expediate pe o distanţă de la 50,1 la 100 km inclusiv;
• 11-18 ore pentru o distanta de la 100,1 la 200 km;
• 19-36 de ore pentru o distanta de la 200,1 la 500 km inclusiv;
• 37-48 de ore pentru o distanta de peste 500 km.

In aceste situatii, ora de plecare corespunde strict cu momentul emiterii avizului. 

👉 Fii la curent cu toate noutatile fiscale ale acestui an.

Cum se numeroteaza avizele

Numerotarea avizelor se stabileste de entitatea economica si respecta fiecare perioada de exercitiu financiar, prin impunerea si respectarea unor reguli si proceduri interne. Astfel, fiecare aviz de transport va avea un numar de ordine si o serie care sa identifice cu exactitate ciclul financiar anual al firmei. 

Regulamentul se instituie printr-o decizie interna, care explica procedura de numerotare si care se pastreaza in registrul firmei. 

Model de aviz de insotire a marfii completat

Completarea avizului de transport o poate face contabilul, gestionarul sau un alt reprezentant al firmei. Indiferent cine este cel care completeaza rubricile formularului de aviz, legea pune responsabilitatea corectitudinii datelor in sarcina celui care le-a completat, vizat, aprobat si inregistrat in contabilitate. In consecinta, toti cei care semneaza au obligatia de a verifica corectitudinea datelor. 

In egala masura, cel care receptioneaza marfa si primeste avizul de insotire al acesteia si care semneaza pentru primire are, la randul sau, obligatia de a verifica documentele care sustin acuratetea datelor din aviz inainte de a le lua in gestiune. 

Avizul, indiferent de formatul si suportul acestuia, are rubrici specifice atat pentru cei care verifica corectitudinea inscrisului, cat si pentru cel care o primeste, cuprinde date de verificare ale firmei expeditoare si ale celei destinatare si are rubrici pentru a nota tipul, cantitatea si valoarea marfurilor transportate. 

Iti vor fi de folos urmatoarele:  

• model aviz de insotire a marfii pdf
• model aviz de insotire a marfii excel
• model aviz de insotire a marfii word

Programe de gestiune 

Dupa redactare, avizul poate fi multiplicat in doua sau mai multe exemplare. Utilizarea unui program de gestiune si a unei variante virtuale este permisa de lege, iar o astfel de facilitate tehnologica poate prezenta multiple avantaje pentru toti cei in cauza. In plus, va putea emite rapid factura, iar mentionarea tipului si cantitatii de marfa este foarte usor de realizat. Totodata, aceasta aduce si avantajul unei numerotari corecte, a arhivarii tuturor avizelor emise si a personalizarii documentelor.  

Delegatul este cel care va solicita semnatura destinatarului care are atributia de a primi marfa, iar o copie a avizului va fi folosita pentru a inregistra marfa in noua gestiune. 

👉 Contabilitatea primara si evidenta documentelor de gestiune pot fi realizate cu minimum de efort folosind programe de gestiune de la Sedona potrivite fiecarui tip de business. In plus, poti beneficia de tehnologii de ultima ora, asistenta tehnica si o implementare usoara.   

O abordare moderna a modului in care sunt emise si arhivate documentele de lucru ale unei firme, indiferent de profilul ei de activitate, eficientizeaza activitatea, sustin corectitudinea financiara si ofera un impuls autentic business-ului. 

Sursa foto: Shutterstock.com